Om accommodaties aan te maken of te wijzigen ga je naar Stamgegevens - Accommodaties. Wil je een nieuwe accommodatie aanmaken, klik je op Nieuw. Een pop-up opent met een scherm waarin je alle accommodatie gegevens kunt invoeren. Wil je een accommodatie wijzigen dan dubbelklik je op die accommodatie. In dit artikel lopen we door de verschillende velden van accommodatie beheer in Bookzo Desktop.
INHOUDSOPGAVE
- Accommodatie Beheer
- Omschrijving
- Instellingen
- Adres
- Memo
- Vrije velden
- Blokkering
- SEO & Social
- Koppelingen*
- Bedtypes
- Prijzen
- Kosten
- Kenmerken
- Afbeeldingen
- Online beschrijving
- Indeling
- Orders en Facturen*
- Gekoppelde accommodaties
- Extra eindafrekening regels
- Commissieafspraken*
- Opslaan
- Accommodatie kopiëren
Accommodatie Beheer
Wanneer je ofwel een nieuwe accommodatie hebt aangemaakt ofwel een accommodatie opent kom je in het hoofdscherm van de accommodatie. Hierin zie je als eerst de volgende velden:
Naam
Vul hier de naam van je accommodatie in. Deze dient als referentie voor jezelf. Achter het naamveld kun je eventueel het volgnummer ingeven.
Min / max aantal personen
Hier vul je in voor hoeveel personen de accommodatie minimaal en maximaal geschikt is.
Huisdieren max
Vink de checkbox aan wanneer er huisdieren zijn toegestaan bij de accommodatie. Hier achter kun je invullen hoeveel huisdieren er zijn toegestaan. Mogen er geen huisdieren in de accommodatie, dan laat je de checkbox leeg.
Eigenaar
Selecteer de eigenaar van de accommodatie en geef aan of deze accommodatie beschikbaar is in de eigenaren omgeving. Via het blauwe pijltje kun je direct naar de desbetreffende eigenaar toe.
Omschrijving
In het Tabblad Omschrijving vul je de omschrijving van de accommodatie in hoe je wilt dat deze op de website getoond gaat worden. Maak je gebruik van meerdere talen dan dien je per taal een omschrijving in te vullen. De omschrijving kan tevens getoond worden in brieven en documenten.
Instellingen
Standaard instellingen
Ben je gekoppeld aan een boekhoudprogramma, dan kun je onder het kopje Grootboekrekening aangeven aan welke grootboekrekening deze accommodatie moet worden toegewezen. De specificatie code hoort ook bij de boekhoud API en kun je leeg laten.
De Aanbevolen waardering wijst op de sortering op de website, hoe hoger het cijfer hoe eerder de accommodatie getoond wordt.
Online Boekbaar vink je aan wanneer je de accommodatie online wilt vertonen. Ben je bezig met het instellen van Elements dan dien je dit ook aan te zetten om de accommodatie in te laden in de configuratie.
Verder kun je in dit scherm beslissen welke kleur deze accommodatie is in het planbord krijgt.
Heb je voor deze accommodatie een afwijkende aanbetaling (percentage of bedrag) dan kun je dit ook hier invullen, hetzelfde geldt voor BTW tarieven.
Afwijkende vertrektijden
Het is mogelijk om bij de accommodatie afwijkende Aankomst- en Vertrektijden in te voeren. Zorg ervoor dat de aankomsttijd na het vertrek ligt, anders is de accommodatie op de vertrekdag niet beschikbaar voor aankomst.
Aantal baby's zonder bed
Aantal baby's zonder bed is gemaakt om een extra baby mee te kunnen nemen ondanks dat hier geen bed voor is. Dit betekent dat ouders zelf een bedje o.i.d. meenemen. Het aantal baby's zonder bed wordt bovenop het aantal personen geteld en telt ook niet mee voor bijvoorbeeld de toeristenbelasting.
Wanneer je hier bijvoorbeeld 1 invoert en je accommodatie is te boeken voor 4 personen, dan kun je reserveren voor 2 volwassenen, 2 kinderen en een baby zonder bed.
Archief
Maak je geen gebruik meer van een accommodatie, maar wil je de accommodatie niet verwijderen omdat je deze nog nodig hebt voor je administratie, dan kun je hem ook archiveren.
Vink de checkbox Archief aan. De accommodatie verdwijnt nu uit de groep, uit het planbord en uit de mappen naast het planbord. Ook is de accommodatie niet meer online boekbaar wanneer je dit vinkje aanzet. Je kunt de accommodatie altijd nog terug vinden via Stamgegevens - Accommodaties.
Adres
Hier vul je de adresgegevens van de accommodatie in. Deze zitten gekoppeld aan de locatie in Maps bij het online boeken.
Maak je gebruik van accommodatie pagina's op de website dan kun je hier per accommodatie een losse URL ingeven, deze kun je ook weer gebruiken in de brieven en documenten.
De Geo code kun je gebruiken wanneer de weergave in Google Maps niet helemaal overeen komt met het opgegeven adres. De Geo code moet zijn ingevuld als je Zoek op kaart gebruikt bij de online boekingsmodule. Een handige tool om de Geo code op te zoeken is: Google Developers (developers-dot-devsite-v2-prod.appspot.com).
Bij locatie kun je een specificatie van de locatie invoeren, bijvoorbeeld; Bosgebied.
Memo
In de Memo kun je vrij tekst plaatsen. Deze is af te drukken in de verschillende documenten en correspondentie.
Vrije velden
De Vrije velden kun je ook naar eigen inzicht gebruiken, deze kun je weer terug laten komen in de correspondentie naar de gast, bijvoorbeeld; Vrijveld 1 = Kenteken, Vrijveld 2 = Wifi netwerknaam, Vrijveld 3 = Wifi wachtwoord, etc.
Onder het Tabblad Vrije velden vind je ook het veld Referentiecode, deze vul je in wanneer je Voorkeursboeking - Accommodatie gebruikt.
De regel Slagbomen wordt gebruikt bij de koppeling met Avutec slagbomen.
Blokkering
Het is mogelijk om een accommodatie (tijdelijk) te blokkeren. Je kunt blokkeringen maken in het planbord, dit is de makkelijkste manier voor korte periodes. Meer hierover kun je lezen in het artikel Blokkeringen.
Wanneer je een blokkering hebt aangemaakt, zie je deze terug in het overzicht onder het Tabblad Geblokkeerd. Vanuit hier kun je ook een blokkering op de accommodatie zetten. Om dit te doen voer je de Vanaf en Tot en met datum in en kun je eventueel ook nog een Reden opgeven, zodat iedereen die in jouw systeem werkt kan terug zien waarom deze blokkering er in is gezet.
Blokkeringen vanuit Ical koppelingen zie je ook terug in dit tabblad.
SEO & Social
In dit tabblad vul je de SEO gegevens in voor deze accommodatie voor extra vindbaarheid op internet en social media.
Koppelingen*
Wanneer je gekoppeld bent met een channelmanager verschijnt in veel gevallen hiervan ook een tabblad in Accommodatie beheer. In deze tabbladen stel je de koppeling op accommodatie niveau in.
Travelbase-koppeling
Maak je gebruik van Travelbase, dan kunt je onder het Tabblad Travelbase koppeling de gebruikersnaam, het wachtwoord en de code invoeren die je van VVV Texel ontvangen hebt voor de betreffende accommodatie.
Meer hierover kun je lezen in het artikel Koppeling Travelbase.
SmartHOTEL
Bookzo heeft een uitgebreide 2-weg koppeling met de channelmanager van SmartHOTEL.
Meer hierover kun je lezen in het artikel Koppeling SmartHOTEL.
Cubilis
Bookzo heeft een 2-weg koppeling met de channelmanager van Cubilis.
Meer hierover kun je vinden op de website van Cubilis.
Bedtypes
Heb je aangegeven dat je maximaal 4 personen in de accommodatie kunt onderbrengen en maak je gebruik van leeftijdsgroepen (dit kun je instellen bij Instellingen - Instellingen) dan zie je hier per leeftijdsgroep een bedtype.
Zo kan het zijn dat een van de 4 bedden een peuterbed is, deze is dan alleen geschikt voor kinderen. Bij het laatste veld Bedtype kun je ook nog aangeven wat voor soort bed het is.
Dit kan vervolgens worden toegepast bij het online boeken via Bookzo Elements. Bij het online boeken kan dan een reisgezelschap of gezinssamenstelling worden opgegeven. Hier wordt dan weer rekening mee gehouden bij de zoekresultaten.
Prijzen
In het Tabblad Prijzen zie je welke prijzen er gelden voor deze accommodatie en kun je hier kleine wijzigingen maken.
Het onderste deel van het scherm toont de mogelijke prijzen in kalendervorm.
We adviseren om eerst alle accommodaties zo compleet mogelijk aan te maken en daarna als laatste stap de prijzen in te voeren via Onderhoud - Prijzen. Hoe je dit doet lees je in het artikel Prijzen accommodaties invoeren.
Kosten
Via het Tabblad Kosten kun je (Extra) kosten toewijzen aan de accommodatie. Wil je een kostenregel verwijderen bij een accommodatie dan selecteer je de desbetreffende regel en klik op het min-teken onderin de kolom. Wijs je geen kosten toe, dan zijn alle kosten online beschikbaar.
Het is mogelijk om conditioneel de kosten toe te passen. Vink dan de checkbox aan en stel de condities van de extra kosten in.
Hierboven kun je zien dat bijvoorbeeld bij een reservering van 2 personen de Toeslag 1 persoon niet beschikbaar zal zijn. Bij een reservering van 1 persoon zal de Toeslag 1 persoon wel aan de reservering worden toegevoegd. Doordat de Conditie bij Schoonmaakkosten niet is aangevinkt, zal deze dus altijd worden toegevoegd aan de reservering.
Hoe je Extra kosten aanmaakt kun je lezen in het artikel Extra kosten aanmaken.
Kenmerken
Onder het Tabblad Kenmerken kun je de kenmerken aanvinken die voor deze accommodatie gelden. Via het zoeken en boeken op de internetsite kunnen gasten hier op filteren. Voordat je kenmerken kunt selecteren dien je deze eerst aan te maken, meer informatie hierover kun je vinden in het artikel Accommodatie kenmerken aanmaken.
Afbeeldingen
Om afbeeldingen toe te voegen, ga je naar het Tabblad Afbeeldingen. Hier kun je de afbeeldingen die worden getoond op de website toevoegen, verwijderen of wijzigen. Ook kun je de afbeeldingen een naam, beschrijving en volgordenummer meegeven, dit doe je door dubbel op de afbeelding te klikken.
Online beschrijving
Vul hier de Korte omschrijving en een langere Omschrijving van de accommodatie in, deze worden getoond op de website. Tevens kun je hier USP (Unique Selling Point) invullen en extra Prijsinformatie, ook deze velden komen terug op de website. Heb je ook een website in bijvoorbeeld het Duits, dan dien je onder het Tabblad Duits de Duitse omschrijvingen in te vullen.
Indeling
Onder het Tabblad Indeling kun je aangeven op welke verdieping bepaalde kamers zich bevinden, welke kenmerken bij deze kamers horen en welke bedden er in deze kamers staan. Je maakt in tekst een soort plattegrond van je accommodatie. Deze informatie kun je weer terug laten komen op je website.
Orders en Facturen*
Hier vind je een overzicht van alle orders & facturen gemaakt voor deze accommodatie. Voorbeelden zijn (onderhouds) werkzaamheden of materialen. Denk aan grasmaaien, verlichting vervangen, etc. Dit kan verrekend worden op de eindafrekening van de eigenaar van de accommodatie.
Gekoppelde accommodaties
Het is mogelijk om accommodaties aan elkaar te koppelen. Hierdoor is het mogelijk dat een reservering bij een accommodatie ook de bezetting bij een andere accommodatie blokkeert. Deze functie is handig bij het verhuren van familiehuizen en groepsaccommodaties. Meer hierover kun je vinden in het artikel Gekoppelde accommodatie.
Extra eindafrekening regels
Deze tonen de gemaakte Extra eindafrekeningen.
Commissieafspraken*
Onder het Tabblad Commissieafspraken geef je aan vanaf wanneer je wilt gaan afrekenen voor de commissie afspraak.
Het datumveld Volgende afrekening moet de eerste keer handmatig gevuld worden, geef hier dezelfde datum in als bij Vanaf. Wil je meer weten over het gebruik van commissieafspraken, lees dan het artikel Commissie afspraken.
Opslaan
Wanneer alles nu correct staat ingevuld kun je de accommodatie opslaan, die doe je door op Opslaan of Opslaan en Sluiten te klikken. De nieuw aangemaakte accommodatie kun je terug vinden en bewerken via Stamgegevens - Accommodaties.
Accommodatie kopiëren
Je hebt de eerste accommodatie aangemaakt! Heb je nu meerdere van dezelfde accommodaties dan kun je, na het opslaan, de gemaakte accommodatie weer openen en op Kopiëren drukken. De naam van de accommodatie is weer leeg, hier kun je nu een nieuwe naam invullen.
De hoofdinstellingen zijn nu allemaal gekopieerd naar een nieuwe accommodatie zoals de kenmerken, kosten en adresgegevens. Uiteraard dien je accommodatie afhankelijke instellingen wel weer goed te zetten zoals prijzen, blokkades en koppelingen. Loop ze voor de zekerheid allemaal even na alvorens op te slaan.
* Beschikbaar in Bookzo Pro+ als aanvullende module