Om accommodaties aan te maken of te wijzigen ga je naar Stamgegevens - Accommodaties. Wil je een nieuwe accommodatie aanmaken, klik je op Nieuw. Een pop-up opent met een scherm waarin je alle accommodatie gegevens kunt invoeren. Wil je een accommodatie wijzigen dan dubbelklik je op die accommodatie. In dit artikel lopen we door de verschillende velden van accommodatie beheer in Bookzo desktop.
INHOUDSOPGAVE
- Accommodatie Beheer
- Omschrijving
- Instellingen
- Adres
- Memo
- Vrije velden
- Blokkering
- SEO & Social
- Koppelingen*
- Bedtypes
- Prijzen
- Kosten
- Kenmerken
- Afbeeldingen
- Online beschrijving
- Indeling
- Orders en Facturen*
- Gekoppelde accommodaties
- Extra eindafrekening regels
- Commissieafspraken*
- Opslaan
- Accommodatie kopiëren
Accommodatie Beheer
Wanneer je ofwel een nieuwe accommodatie hebt aangemaakt ofwel een accommodatie opent kom je in het hoofdscherm van de accommodatie. Hierin zie je als eerst de volgende velden:
Naam
Vul hier de naam van je accommodatie in. Deze dient als referentie voor jezelf. Achter het naamveld kun je eventueel het volgnummer ingeven.
Min / max aantal personen
Hier vul je in voor hoeveel personen de accommodatie minimaal en maximaal geschikt is.
Huisdieren max
Vink de checkbox aan wanneer er huisdieren zijn toegestaan bij de accommodatie. Vul er achter in hoeveel huisdieren er zijn toegestaan. Mogen er geen huisdieren in de accommodatie, dan laat je de checkbox leeg.
Eigenaar
Selecteer de eigenaar van de accommodatie en geef aan of deze accommodatie beschikbaar is in de eigenaren omgeving. Via het blauwe pijltje kun je direct naar de desbetreffende eigenaar toe.
Omschrijving
In het tabblad omschrijving vul je de omschrijving van de accommodatie in hoe je wilt dat deze op de website getoond gaat worden. Maak je gebruik van meerdere talen dan dien je per taal een omschrijving in te vullen.
De omschrijving kan tevens getoond worden in brieven en documenten.
Instellingen
Standaard instellingen
Ben je gekoppeld aan een boekhoudprogramma, dan kun je onder het kopje 'Grootboekrekening' aangeven aan welke grootboekrekening deze accommodatie moet worden toegewezen*. De specificatie code hoort ook bij de boekhoud API en kun je leeg laten.
De aanbevolen waardering wijst op de sortering op de website.
Online Boekbaar vink je aan wanneer je de accommodatie online wilt vertonen. Ben je bezig met het instellen van Elements dan dien je dit ook aan te zetten om de accommodatie in te laden in de configuratie.
Verder kun je in dit scherm beslissen welke kleur deze accommodatie is in het planbord.
Heb je voor deze accommodatie een afwijkende aanbetaling (percentage of bedrag) kun je dit ook hier invullen. Hetzelfde geldt voor BTW tarieven.
Afwijkende vertrektijden
Het is mogelijk om bij de accommodatie afwijkende aankomst- en vertrektijden in te voeren. Zorg ervoor dat de aankomsttijd na het vertrek ligt, anders is de accommodatie op de vertrekdag niet beschikbaar voor aankomst.
Baby's zonder bed
Baby's zonder bed is gemaakt om een extra baby mee te kunnen nemen ondanks dat hier geen bed voor is. Dit betekent dat ouders zelf een bedje o.i.d. meenemen. Het aantal baby's zonder bed wordt bovenop het aantal personen geteld en telt ook niet mee voor bijvoorbeeld de toeristenbelasting.
Is je accommodatie bijvoorbeeld voor 4 personen, dan kun je reserveren voor 2 volwassenen, 2 kinderen en een baby zonder bed.
Archief
Maak je geen gebruik meer van een accommodatie, maar wil je hem niet verwijderen omdat je deze nog nodig hebt voor je administratie, dan kun je hem ook archiveren.
Vink de checkbox Archief aan. De accommodatie verdwijnt nu uit de groep, uit het planbord en uit de mappen naast het planbord. Ook is de accommodatie niet meer online boekbaar wanneer je dit vinkje aanzet. Je kunt de accommodatie altijd nog terug vinden via Stamgegevens - Accommodaties.
Adres
Hier vul je de adresgegevens in van de accommodatie. Deze zitten gekoppeld aan de locatie in Maps bij het online boeken.
Maak je gebruik van accommodatie pagina's op de website dan kan je hier per accommodatie een losse URL ingeven, deze kan je ook weer gebruiken in de brieven en documenten.
De Geo code kan je gebruiken wanneer de weergave in Google Maps niet helemaal overkomt met het opgegeven adres. De Geo code moet zijn ingevuld als u Zoek op kaart gebruikt bij de online boekingsmodule. Een handige tool om de geo code op te zoeken is: Google Developers (developers-dot-devsite-v2-prod.appspot.com)
Bij locatie kun je een specificatie van de locatie invoeren, bijvoorbeeld; Bosgebied
Memo
In de memo kun je vrij tekst in plaatsen. Deze is af te drukken in de verschillende documenten en correspondentie.
Vrije velden
De vrije velden kun je ook naar eigen inzicht gebruiken, deze kun je weer terug laten komen in de correspondentie naar de gast, bijvoorbeeld; Vrijveld 1 = Kenteken, Vrijveld 2 = Wifi netwerknaam, Vrijveld 3 = Wifi wachtwoord, etc.
Onder het tabblad Vrije velden vind je ook het veld Referentiecode, deze vul je in wanneer je Voorkeursboeking - Accommodatie gebruikt.
De regel slagbomen wordt gebruikt bij de koppeling met Avutec slagbomen.
Blokkering
Het is mogelijk om een accommodatie (tijdelijk) te blokkeren.
Je kan blokkeringen maken in het planbord, dit is de makkelijkste manier voor korte periodes. Zie ook het artikel; blokkeringen
De gemaakte blokkeringen zie je terug hier in het overzicht.
Je kan vanaf hier ook een blokkade op de accommodatie zetten, dit doe je als volgt;
Vanaf: voer hier de vanaf datum in van de blokkering
Tot en met: voer hier de eind datum in van de blokkering
Reden: geef hier eventueel een reden op voor de blokkering
Blokkeringen vanuit Ical koppelingen zie je ook terug in dit tabblad.
SEO & Social
In ontwikkeling.
Koppelingen*
Wanneer je gekoppeld bent met een channelmanager verschijnt in veel gevallen hiervan ook een tabblad in accommodatie beheer. In deze tabbladen stel je de koppeling op accommodatie niveau in.
Travelbase-koppeling
Maak je gebruik van Travelbase, dan kunt u achter het tabje 'Travelbase koppeling' de gebruikersnaam, wachtwoord en code invoeren die u van VVV Texel heeft ontvangen voor de betreffende accommodatie.
Zie ook Travelbase koppeling
SmartHOTEL
Bookzo heeft een uitgebreide 2-weg koppeling met de channelmanager van SmartHOTEL.
Zie ook koppeling SmartHOTEL
Cubilis
Bookzo heeft een 2-weg koppeling met de channelmanager van Cubilis.
Meer informatie: www.cubilis.com
Bedtypes
Heb je ingegeven dat je maximaal 4 personen in de accommodatie kan onderbrengen en maak je gebruik van leeftijdsgroepen (instellingen - instellingen) dan zie je hier per leeftijdsgroep een bedtype.
Zo kan het zijn dan een van de 4 bedden een peuterbed is, deze is dan alleen geschikt voor kinderen.
Bij het laatste veld "bedtype" kan je ook nog aangeven wat voor soort bed het is.
Dit kan worden toegepast bij het online boeken via 'Bookzo Elements'. Bij het online boeken kan dan een reisgezelschap of gezinssamenstelling worden opgegeven. Hier wordt dan weer rekening mee gehouden bij de zoekresultaten.
Prijzen
In dit tabblad zie je welke prijzen er gelden voor deze accommodatie en kan je hier kleine wijzigingen in maken.
Het onderste deel van het scherm toont de mogelijke prijzen in kalender vorm.
We adviseren om eerst alle accommodaties zo compleet mogelijk aan te maken en daarna als laatste stap de prijzen in te voeren via Onderhoud - Prijzen.
Lees ook: prijzen accommodaties invoeren
Kosten
Via dit tabblad kun je (Extra) kosten toe te wijzen aan de accommodatie. Wil je een kosten regel verwijderen bij een accommodatie: selecteer de betreffende regel en klik op het min-teken onderin de kolom. Wijs je geen kosten toe, dan zijn alle kosten online beschikbaar.
Het is mogelijk om conditioneel de kosten toe te passen. Vink dan de checkbox aan en stel de condities van de extra kosten in.
Lees ook: extra kosten aanmaken
Kenmerken
Vul hier de kenmerken in die voor deze accommodatie gelden. Via het zoeken en boeken op de internetsite kunnen gasten hierop filteren. Voordat je kenmerken kunt selecteren dien je deze eerst aan te maken via; kenmerken aanmaken
Afbeeldingen
Hier kun je afbeeldingen toevoegen, verwijderen of wijzigen. Deze worden getoond op de website. Ook kun je de afbeelding een naam, beschrijving en volgordenummer meegeven (dubbelklik op de afbeelding)
Online beschrijving
Vul hier de korte omschrijving in en een langere omschrijving van de accommodatie in. Deze wordt getoond op de website. Tevens kan je hier UPS invullen en extra prijsinformatie. Ook deze velden komen terug op de website. Heb je ook een website in bijvoorbeeld het Duits, dan dien je onder het tabje Duits de Duitse omschrijvingen in te vullen.
Indeling
Onder het tabblad Indeling kan je aangeven op welke verdieping bepaalde kamers zich bevinden, welke kenmerken bij deze kamers horen en welke bedden er in deze kamers staan. Je maakt in tekst een soort plattegrond van je accommodatie. Deze informatie kan je weer terug laten komen op je website.
Orders en Facturen*
Hier vindt u een overzicht van alle orders & facturen gemaakt voor deze accommodatie. Voorbeelden zijn (onderhouds) werkzaamheden of materialen. Denk aan grasmaaien, verlichting vervangen, etc. Dit kan verrekend worden op de eindafrekening van de eigenaar van de accommodatie.
Gekoppelde accommodaties
Het is mogelijk om accommodaties aan elkaar te koppelen. Hierdoor is het mogelijk dat een reservering bij een accommodatie ook de bezetting bij een andere accommodatie blokkeert. Deze functie is handig bij het verhuren van familiehuizen en groepsaccommodaties.
Lees ook: accommodaties aan elkaar koppelen
Extra eindafrekening regels
Deze tonen de gemaakte extra eindafrekeningen.
Commissieafspraken*
Onder het tabje Commissieafspraken geef je in vanaf wanneer je wilt gaan afrekenen voor de commissie afspraak.
Het datumveld 'Volgende afrekening' moet de eerste keer handmatig gevuld worden, geef hier dezelfde datum in als bij 'Vanaf'. Wil je meer weten over het gebruik van commissieafspraken lees dan dit artikel.
Opslaan
Staat alles correct ingevuld?
Klik op 'Opslaan en sluiten' om de accommodatie op te slaan. De nieuw aangemaakte accommodatie kunt u terug vinden en bewerken via 'Stamgegevens > Accommodaties'.
Accommodatie kopiëren
Je hebt de eerste accommodatie aangemaakt! Heb je nu meerdere van dezelfde accommodaties dan kan je, na het opslaan, de gemaakte accommodatie weer openen en op kopiëren drukken. De naam van de accommodatie is weer leeg, geef hier een nieuwe naam in.
De hoofdinstellingen zijn nu allemaal gekopieerd naar een nieuwe accommodatie zoals de kenmerken, kosten, en adresgegevens. Uiteraard dien je accommodatie afhankelijke instellingen wel weer goed te zetten zoals prijzen, blokkades en koppelingen. Loop ze voor de zekerheid allemaal even na alvorens op te slaan.
* Beschikbaar in Bookzo Pro+ als aanvullende module