INHOUDSOPGAVE
- Borg
- Welke kosten zijn 'borg'
- Borg niet tonen bij Prijzen incl verplichte kosten
- Schade verrekenen Desktop
- NIEUW! Borg inhouden Bookzo Web
- Borg retourneren
- Sepa betaling
- Borg retourneren via Mollie
Borg
Wanneer je gebruik maakt van borg betalingen zul je deze ook na de reservering moeten retourneren.
Wanneer gasten schade hebben gemaakt kan het zijn dat je niet het volledige bedrag terug wilt storten.
Hoe je dit doet lees je in het volgende artikel.
Welke kosten zijn 'borg'
Om gebruik te maken van 'Borg retourneren' moet Bookzo eerst weten welke kosten borg zijn.
- Ga naar Stamgegevens, Extra kosten.
- Open de kosten borg of maak hiervoor een nieuwe aan.
- Typ onder prijsinformatie het gewenste bedrag en kies voor - per reservering.
- Klik op het tabje 'Instellingen' en kies behalve 'Automatisch toevoegen' en 'Online te boeken' ook voor Borg bij het dropdown menu Borg.
Bookzo registreert de borg d.m.v. deze keuze.
Wanneer automatisch toevoegen aan staat zal de borg bij elke reservering automatisch toegevoegd worden.
Online te boeken zorgt er voor dat de borg ook mee komt wanneer een gast via de website boekt.
Borg niet tonen bij Prijzen incl verplichte kosten
Bij het online boeken is het mogelijk om prijzen te tonen inclusief de verplichte extra kosten.
Mocht je borg in rekening brengen, dan wordt dit bij het totaal bedrag opgeteld. Borg is in principe geen extra kosten, gezien de gast dit in de meeste gevallen retour krijgt. Maar de gast moet het in eerste instantie wel betalen, ook bij het maken van de online boeking.
Dit is in te stellen door de Extra kosten Borg op de volgende manier aan te maken en in te stellen:
- Maak een Extra kosten Borg aan, bijvoorbeeld € 100,- per accommodatie
- Vink Automatisch toevoegen bij nieuwe reservering aan
- Vink Online te boeken uit
Online wordt nu bij de zoek resultaten de prijzen inclusief de extra kosten getoond maar exclusief de borg. Op het moment dat de gast op reserveren of boeken klikt wordt de borg alsnog toegevoegd aan zijn boeking.
Schade verrekenen Desktop
Voordat je borg kunt retourneren dien je de schade te verrekenen op de reservering.
Dit doe je door een nieuwe extra kosten aan te maken met bijvoorbeeld de titel 'Borg ingehouden' Deze stel je in als 0,- euro, per reservering.
Deze kosten kun je toevoegen aan de reservering door op de regel te klikken en de juiste kosten te selecteren, vervolgens vul je het bedrag in wat betaald dient te worden.
NIEUW! Borg inhouden Bookzo Web
In Bookzo Web is het mogelijk om direct borg in te houden van een reservering wanneer er bijvoorbeeld schade is gemaakt.
Hiervoor dien je alleen in Desktop een Extra kosten aan te maken met de 'Borg Inhouden'.
Wanneer je deze extra kosten hebt aangemaakt kun je deze altijd gebruiken in Bookzo Web om de borg in te houden van een reservering en dit zorgt ervoor dat er een kostenregel wordt toegevoegd aan de reservering.
Voorbeeld:
De gast heeft alles betaald en is uitgecheckt, de schoonmaak komt in de accommodatie en meldt dat er schade is gemaakt.
Als huurder besluit je 50 euro in te houden van de borg teruggave om de schade te verhalen.
Druk op de 3 puntjes op de kaart van de reservering:
Er opent een menu en onderaan zie je "Borg inhouden".
Het venster opent waarin je het in te houden bedrag in kunt voeren. Automatisch staat hier het bedrag wat je bij de extra kosten Borg hebt aangegeven als 'Borg'.
Dit bedrag kun je aanpassen en een omschrijving meegeven van bijvoorbeeld de schade die gemaakt is.
Zo snel je op toevoegen drukt wordt er een extra regel met het in te houden bedrag toegevoegd, de omschrijving die je meegeeft wordt in de factuurregel getoond naar de klant.
Goed om te weten:
- Borg inhouden is alleen beschikbaar in Bookzo Web.
- Borg inhouden kan ook bij facturen waar blokkades op zitten en die zijn afgerekend in commissieafspraken. Dit is een uitzondering op kosten toevoegen bij geblokkeerde reserveringen, normaliter dien je hiervoor eerst de blokkade te verwijderen.
Borg retourneren
Het verblijf is voorbij, de kosten zijn allemaal betaald, en nu wil je de (resterende) borg retourneren naar de gast.
Nu Bookzo weet welke kosten borg zijn door de instelling Borg bij de extra kosten, kun je gebruik maken van de knop 'Borg retourneren'.
Ga naar Stamgegevens, Extra kosten en klik op de knop 'Borgen retourneren'.
Via het volgende venster kun je selecteren voor welke accommodaties, welke status en welke datum selectie je de borg wilt retourneren.
Er verschijnt nu een overzicht met alle reserveringen die aan de ingegeven selectie voldoen. Eventueel kun je hier nog reserveringen uitsluiten van het retourneren van borg.
De borg wordt nu in een min bedrag weer op de reserveringen geplaatst welke in deze batch zijn meegenomen.
In het geval van een volledige borg teruggave staat het gehele bedrag in de min bij 'Te betalen'.
In het geval van een gedeeltelijke teruggave zie je dat het bedrag van de schade van het retour borg bedrag is afgetrokken.
Sepa betaling
In de reservering staan de bedragen nu goed, je wilt de openstaande bedragen nu ook naar de gasten terug storten. Het makkelijkst is dit te doen via een Sepa betaling.
Ga naar Stamgegegevens - Gasten - Sepa batch.
Hier kun je kiezen voor 'Alleen retour Borg' zodat andere openstaande of te verrekenende kosten niet meegenomen worden in deze batchbetaling.
Verstandig is hierin om bij 'Betalingen registreren' te selecteren welke betaalwijze je hiervoor wilt gebruiken. Wanneer je hier bijvoorbeeld 'Bank' selecteert, komt dit direct onder de reservering te staan en is deze in Bookzo afgehandeld. De Sepa batch stuur je naar de bank zodat via daar alle betalingen gedaan kunnen worden. Ben je gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan komen via de bank - boekhouding en Bookzo alle betalingen weer bij elkaar.
Betalingen via een Sepa Batch kunnen alleen gedaan worden wanneer er een IBAN aanwezig is bij de gast. Is deze er niet dan is het verstandig hier een brief naartoe te sturen zodat de borg overgemaakt kan worden.
Hiervoor kan een standaard document aangemaakt worden welke verstuurd kan worden naar gasten waarbij er geen IBAN is ingevuld.
Hoe je dit doet lees je in het artikel Brieven & Mailings of neem contact op met Bookzo Support, dan helpen we je graag verder dit document aan te maken.
Borg retourneren via Mollie
Is er betaald via Mollie, dan kun je via de reservering gemakkelijk de borg terugbetalen.
Ga naar de reservering, kies voor het tabblad betalingen en dubbelklik op de regel van het betaalde bedrag.
Het volgende venster opent:
Druk op 'Refund' en voer het terug te storten bedrag in en druk op OK.
Er verschijnt een melding dat het verzoek is doorgestuurd naar Mollie. Deze dient nu door Mollie verwerkt te worden, dit kan enige tijd duren. De betaling verschijnt automatisch op de reservering op het tabblad betalingen.