Om optimaal gebruik te maken van het automatiseren van je systeem kan Bookzo koppelen met je boekhoud programma van Exact. Zo lopen je betalingen moeiteloos over in je boekhouding. Exact Online koppelt in Bookzo web.
Exact werkt alleen wanneer de module voor je aan staat. Bookzo Support kan deze module voor je activeren. Wil je assistentie met het instellen van de koppeling dan helpen we je graag. 

Maak een afspraak met een support medewerker! je kunt ons bereiken via 0222745015 of [email protected]

Let op! Om te kunnen koppelen heb je een volledig ingerichte Exact administratie nodig en één gebruiker die alleen aan deze administratie is gekoppeld.


INHOUDSOPGAVE


Koppeling met Exact Online


  • De synchronisatie tussen Bookzo en Exact gebeurt iedere 5 minuten, automatisch. Eventuele foutmeldingen van de synchronisatie vind je in het To Do scherm. We raden aan deze direct op te lossen zodat de factuur opnieuw gesynchroniseerd kan worden.
  • Bookzo exporteert alle klanten en plaatst deze als nieuwe klant in Exact. Hierbij wordt het unieke Bookzo klantnummer gevuld als Zoekcode in Exact. 
  • Bookzo exporteert (indien een accommodatie niet aan een eigenaar is gekoppeld) alle facturen en plaatst deze in Exact op de omzetrekening en de btw-rekening (met alle factuurregels op de betreffende grootboeknummers). Indien een eigenaar aan de accommodatie is gekoppeld gaat Bookzo ervanuit dat het een kruispost is en boekt Bookzo inclusief btw op de kruispostrekening. Dit geldt ook voor regels waarbij de omzet van de extra kosten voor de eigenaar is.

  • Wijzig je een bestaande factuur in Bookzo, dan worden deze wijzigingen ook doorgevoerd in Exact. 
  • Exact stuurt alle afgeletterde betalingen naar Bookzo en voegt deze toe aan een reservering. 
  • Bookzo exporteert betalingen naar Exact indien er een grootboeknummer in de Betaalwijze van Bookzo staat. We adviseren hierbij om een kruispost in te vullen (bijvoorbeeld bij een online of pinbetaling).
  • Aandachtspunt bij een betaling van de gast voor meerdere facturen: voor een juiste afhandeling zal de betaling in Exact moeten worden opgesplitst en een-op-een worden afgeletterd.


Voorbereiding

Wanneer je een koppeling met een boekhoudprogramma aanvraagt ontvang je eerst een offerte van je aanvraag. 
De koppeling maken we altijd samen, hier kunnen we een afspraak voor inplannen.

Voor het instellen van de koppeling is het belangrijk dat alle grootboekrekeningen en codes ingesteld zijn in het boekhoudprogramma.
Hieronder vinden jullie de complete lijst van de benodigde informatie voor het instellen van de koppeling:
  • Dagboekcode verkoop (Dagboek Bookzo)
  • Grootboekrekening verkoop
  • Btw codes
  • Grootboekrekeningen en btw tarieven van de extra kosten
  • Grootboekrekeningen en btw tarieven van de accommodaties
  • Grootboekrekeningen van de betaalwijzen
Zodra jullie akkoord zijn gegaan met de offerte en de administratie goed is voorbereid kunnen wij een telefonische afspraak maken om de koppeling samen te realiseren.
We zetten dan een (Anydesk) meekijkverbinding op. Dit duurt ongeveer 30 minuten.


Instellen koppeling


Ga naar Web.bookzo.nl en log in met je beheerdersaccount. 

Druk in het linker menu op Koppelingen en zoek vervolgens de koppeling Exact op.
Wanneer je op instellen drukt verschijnt het volgende venster;



Aanmelden


Meld je aan bij je Exact account.

Let op! Om te kunnen koppelen heb je een volledig ingerichte Exact administratie nodig en één gebruiker die alleen aan deze administratie is gekoppeld. 


Algemene instellingen


Hier voer je de dagboekcode voor Bookzo in en het rekeningnummer verkoop. 
Ook geef je hier in vanaf welke datum je de facturen wilt synchroniseren. 



BTW instellingen


In Exact heb je een btw code per btw tarief. Vul hier de juiste btw codes in en druk op opslaan. 



Extra kosten


Om de extra kosten te kunnen synchroniseren dienen deze gekoppeld te zijn aan de juiste grootboeknummers.
Per extra kosten kun je deze invoeren. Je kunt via de zoekbalk extra kosten vinden. Nieuwe aangemaakte extra kosten dien je in de koppeling aan het juiste grootboeknummer te koppelen.




Accommodaties


De accommodaties dienen ook aan het juiste grootboek nummer gekoppeld te worden. Doorgaans is dit hetzelfde nummer, deze kun je voor alle accommodaties in een keer invullen. Heb je afwijkende grootboeknummers kun je deze per accommodatie invoeren via het dropdown venster. Nieuwe aangemaakte accommodaties dien je in de koppeling aan het juiste grootboeknummer te koppelen. 



Betaalwijze


Voor betalingen die vanuit Bookzo naar Exact moeten worden geëxporteerd, moet een Kruispost worden ingesteld. Betaalmethoden zonder Kruispost worden niet in de synchronisatie meegenomen. Hoe je nieuwe betaalwijzen aanmaakt lees je in het artikel Betaalwijze toevoegen. Nieuwe betaalwijzen dien je in de koppeling aan het juiste grootboeknummer te koppelen. 



Eigenaren afrekening


Wil je de eigenaar afrekeningen ook synchroniseren naar de boekhouding dan moet er voor de provisie en voorschotten een grootboekrekening worden ingesteld. Heb je geen eigenaren of hoeft dit niet gesynchroniseerd dan kan je het schuifje uit laten staan. 


Gefeliciteerd! Je koppeling is gelukt. Exact synchroniseert elke 5 minuten. Houdt Bookzo nog even in de gaten mochten er toch foutmeldingen optreden. 


To-Do meldingen


Via het To-Do scherm zie je direct wanneer er een foutmelding verschijnt in je koppeling. 
Wanneer je op de foutmelding drukt ga je direct naar de locatie van de foutmelding om deze te herstellen. 
Foutmeldingen kunnen komen uit een instelling maar ook bijvoorbeeld uit een fout in een reservering. 



Logboek


Ga naar Koppelingen - Exact en druk op Instellen. Naast de instellingen zie je het tabblad Logboek.



Je kunt hier een zoekterm invoeren bijvoorbeeld een reserveringsnummer, en een datum.
Hieronder zie je vervolgens de successen, foutmeldingen en waarschuwingen.
Mocht er iets met de koppeling zijn dan kun je hier meer informatie terug vinden over de gesynchroniseerde gegevens.