Wanneer je een eindafrekening voor een eigenaar maakt krijg je een overzicht van de huuromzet min de te verrekenen provisie en eventueel extra te verrekenen werkzaamheden (bijvoorbeeld onderhoud, vervanging). Hierin bepaal je zelf de periode. Hieronder staat beschreven hoe je een eindafrekening per eigenaar, voor meerdere eigenaren tegelijk en een SEPA bestand maakt.
Let op! Eindafrekeningen maken kan vooralsnog alleen in Bookzo Desktop.
Eindafrekening maken per eigenaar
Om voor een eigenaar een eindafrekening te maken volg je de volgende stappen:
Ga naar Stamgegevens - Eigenaren en open de eigenaar voor wie je een eindafrekening wilt maken.
Vervolgens klik je bovenaan op Nieuwe eindafrekening en selecteer je de periode waarover je een eindafrekening wilt sturen.
Selecteer de openstaande facturen als je deze wilt verrekenen met de eindafrekening.
We adviseren altijd eerst op Voorbeeld te drukken om te controleren of de eindafrekening klopt. Vervolgens kun je deze direct vanuit Bookzo e-mailen naar de eigenaar of afdrukken.
Batch eindafrekeningen maken voor meerdere eigenaren
Om voor meerdere eigenaren een afrekening te maken in één keer volg je de volgende stappen:
Ga naar Stamgegevens - Eigenaren en druk bovenaan op Batch eindafrekeningen. Vervolgens opent zich een nieuw scherm en kun je een selectie opgeven van de eigenaren waarnaar, en periode waarover, je een eindafrekening wilt sturen.
Vink openstaande facturen aan als je deze wilt verrekenen met de eindafrekening. Bij Vanaf en Tot en met kun je segmenteren op factuurdatum. Laat je dit leeg dan zullen alle te verrekenen facturen worden meegenomen.
Ook hier kun je eerst een proefzending maken om het bestand te controleren alvorens te versturen.
Tot slot druk je onderaan op verzenden: de eindafrekeningen worden naar de eigenaren verstuurd.
Let op! als je op Verzenden klikt, worden de eindafrekeningen direct gemaakt en verzonden maak daarom vooraf altijd een proefzending om te controleren of alle gegevens juist worden verwerkt.
Betalingen verzamelen in SEPA bestand
Bij eigenaren is het mogelijk om direct vanuit Bookzo een SEPA (batch) betaalbestand aan te maken. Dit bestand kun je importeren in het Internetbankieren.
Ga naar Stamgegevens - Eigenaren en klik op SEPA batch.
Betaal info
- Vul bij 'Uitvoerdatum' de datum in wanneer de betaling verwerkt moet worden.
- Bij naam voer je de tenaamstelling van het IBAN nummer in.
- Bij IBAN voert je de IBAN rekening in.
- Bij Bic voert je de bij behorende Bic gegevens in.
Bookzo slaat deze gegevens op, de volgende keer als je 'SEPA batch' kiest staan deze gegevens reeds ingevoerd.
Geef een selectie op. Dit kan op basis van factuur-, aankomst- of vertrekdatum.
De omschrijving wordt in het SEPA bestand aangevuld met het factuurnummer zodat het afletteren in gekoppelde administraties ook goed wordt verwerkt.
Let op! Alleen negatief openstaande facturen met een ingevulde IBAN bij de eigenaar worden geladen.
Om de selectie eventueel verder te verfijnen kunnen 'filters' worden toegepast.
Bijvoorbeeld door alleen bedragen van € -100,00 te tonen.
Ook is het mogelijk om in de lijst de regels te (de)selecteren d.m.v. Ctrl en Shift.
Het totaal bedrag van de SEPA betaling wordt bovenin het venster getoond.
Als je de betaling direct wilt registreren in de reservering selecteer dan de betreffende betaalwijze.
Klik op Export om het betaalbestand aan te maken.
Heb je een SEPA bestand met meer dan 100 regels, dan kan het zijn dat deze niet door de bank wordt geaccepteerd of verwerkt. Maak dan 2 losse SEPA bestanden aan. Selecteer een regel houdt shift ingedrukt en selecteer bijvoorbeeld regel 99. Maak hier een SEPA bestand van. Herhaal deze stappen vanaf regel 100 om het volgende SEPA bestand aan te maken.
Overzicht eindafrekeningen nasturen
Het is mogelijk om het (jaar)overzicht van de eindafrekeningen na te sturen.
Ga naar Stamgegevens - Eigenaren en klik op Batch eindafrekeningen.
Selecteer in het venster de eigenaren die je een overzicht wilt na sturen. Vink hier Overzicht meesturen aan.
Je kunt ervoor kiezen dit overzicht mee te sturen met de afrekeningen of alleen het overzicht te versturen.
Klik op proefzending of verzenden.
Extra eindafrekening regels toevoegen aan een eindafrekening
Via de accommodatie van de eigenaar zijn extra regels toe te voegen welke verrekend kunnen worden op een eindafrekening met de huur.
Ga naar Stamgegevens - Accommodaties. Open de accommodatie en ga naar het tabblad Extra eindafrekening regels.
Voer een datum in en een prijs inclusief BTW in. Voer een provisie percentage in indien van toepassing, het provisiebedrag wordt dan berekend en geef een omschrijving op. Sla op.
Open de eigenaar een maak een eindafrekening.
Als de datumselectie binnen de datum van de extra verrekening valt, wordt deze toegepast en verrekend in de eindafrekening.
Bestaande lay-outs van de eindafrekening ondersteunt deze verrekening nog niet. Uw lay-out moeten worden aangepast of download en installeer het 'Eindafrekening.repx' document onderaan dit artikel.