Vanaf nu is het mogelijk om met Commissie afspraken te werken.
Wat zijn Commissie afspraken
Een Commissie afspraak is een uitbreiding op de provisie zoals die nu bekend is in Bookzo. Met Commissie afspraken kun je per accommodatie verschillende commissiepercentages inrichten en ook commissie per verblijfperiode aangeven.
In delen uitbetalen
Het is ook mogelijk om een reservering in delen uit te betalen.
Voorbeeld:
Een gast heeft geboekt en 50% van de factuur al betaald met een aanbetaling. Je kunt dan al 50% van de huur min de commissie uitbetalen aan de eigenaar.
Wanneer de gast vervolgens de slotbetaling heeft voldaan, ziet Bookzo dat de reservering gewijzigd is. Doordat er nu weer een betaaldatum is, haalt Bookzo deze weer naar voren voor een eindafrekening. Bookzo kijkt naar wat er eerder is betaald en berekent opnieuw het percentage van wat er betaald is.
Uiteindelijk is er nu 100% betaald en zal de reservering niet meer naar voren komen als er een afrekening gemaakt wordt. Dit is alleen mogelijk als je gaat afrekenen op betaaldatum. Bookzo kijkt bij elke afrekening of er al een betaling op de reservering zit, dit wordt omgerekend naar een percentage en daarover wordt de commissie berekend.
Reservering kunnen wijzigen die in een afrekening zit
Zoals hierboven beschreven kun je in delen uitbetalen wanneer je hebt ingesteld dat je op betaaldatum wilt afrekenen.
Met de Commissie afspraken is het ook mogelijk om reserveringen te wijzigen die al in een afrekening zitten.
Voorbeeld:
De uitbetaling aan een eigenaar vindt twee weken voor aankomstdatum plaats. Tijdens het verblijf besluit de gast het verblijf te verlengen met een dag. Het is mogelijk om op de bestaande reservering het verblijf aan te passen.
Wanneer er weer een afrekening wordt gemaakt zal Bookzo zien dat de reservering is gewijzigd na de eerdere afrekening en zal deze weer meenemen in de nieuwe afrekening.
Het eerder uitbetaalde bedrag wordt van het totaalbedrag afgehaald en daar wordt commissie over berekend.
Een wijziging op een al afgerekende reservering wordt dus verwerkt in de volgende afrekening.
Hoe maak ik een Commissie afspraak
Om een Commissie afspraak te maken ga je naar Stamgegevens - Accommodaties. Vervolgens open je de accommodatie waarvoor je een Commissie afspraak wilt instellen. Boven in het scherm zie je nu de knop Commissieafspraken naar voren komen. Wanneer je hier op klikt kom je in het scherm terecht waar je alle Commissieafspraken kunt terug vinden en toevoegen.
Als je vervolgens op Commissieafpraak toevoegen klikt, komt onderstaand scherm naar voren waarin je alles kunt instellen.
Bovenin vul je de naam in van de Commissieafspraak, hier kun je later weer op zoeken. Dit is handig wanneer je meerdere commissieafspraken wilt aanmaken.
Bij Afrekenen kun je aangeven of je wilt dat dit gebeurd op aankomst-, vertrek- of betaaldatum. Mocht je hier kiezen voor betaaldatum, dan heb je ook de mogelijkheid om een tweede uitbetaling in te stellen. Ook kun je hier het aantal dagen aangeven voor of na de aankomst-, vertrek- of betaaldatum.
Bij Termijn heb je de keuze om het afrekenmoment per week, maand, kwartaal, half jaar of jaar in te stellen. Hier kun je ook aangeven of je wilt dat annuleringen er in verwerkt worden. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld twee weken voor aankomst afrekent en na de uitbetaling aan de eigenaar de reservering wordt geannuleerd. Als je annuleringen meeneemt in het afrekenmoment wordt de door de eigenaar terug te betalen huur verrekend met de volgende afrekening.
Wanneer een accommodatie in januari al heel goed verhuurt wordt voor de zomervakantie en je hebt hier als verhuurder aanbetalingen voor ontvangen, kun je ervoor kiezen om het vinkje bij Voorschotten berekenen aan te zetten. Zo kun je aan de eigenaren alvast een voorschot uitbetalen in een percentage over de al ontvangen bedragen.
Onder het kopje Commissie kun je vervolgens het percentage van de Commissie aangeven. Ook is het mogelijk om afwijkende commissies in te stellen. Hieronder vallen de verschillende verblijfsperiodes en dit kun je ook instellen voor een terugkerende gast. Wanneer een gast een verblijfsperiode boekt waarvoor geen percentage is ingevuld, wordt er gekeken naar het percentage wat ingevuld is bij Commissie.
Als laatste kun je bij Financieel aangeven hoe je de commissie wilt berekenen. Wanneer alles nu goed staat ingevuld druk je op Opslaan en is deze Commissie afspraak aangemaakt.
Hoe koppel ik een Commissie afspraak aan een accommodatie
Om een Commissie afspraak te koppelen aan een accommodatie ga je naar de desbetreffende accommodatie. Wanneer je de accommodatie opent, zie je halverwege het scherm aan de rechterkant het tabje Commissie afspraken staan.
Hier onder geef je bij Vanaf de datum in vanaf wanneer je wilt gaan starten met het afrekenen volgens de Commissieafspraken. Het datumveld Volgende afrekening moet de eerste keer handmatig ingevuld worden, hier vul je dezelfde datum in die je ook bij Vanaf hebt ingevuld. Nadat deze eenmalig handmatig is ingevoerd, zal Bookzo deze datum vervolgens zelf vullen aan de hand van de termijn die je hebt aangegeven bij het maken van de Commissie afspraak.
In het veld Commissieafspraak kun je de juiste afspraak kiezen en vervolgens klik je op Opslaan en Sluiten.
Hoe maak ik een eindafrekening met de ingestelde Commissie afspraken
Om een eindafrekening te maken met de ingestelde Commissie afspraken ga je naar Stamgegevens - Eigenaren. Klik vervolgens op de knop Afrekenen via commissieafspraken die je bovenin het scherm vindt.
Hier geef je een peildatum op en vink je eventueel aan dat je de openstaande facturen voor de eigenaar wilt verrekenen. Dit zijn facturen die je onder de accommodatie hebt gemaakt. Vervolgens voer je een factuurnummer in en voeg je deze toe.
Ook kun je kiezen welke layout je wilt versturen. Mocht je in delen gaan afrekenen, adviseren we je om hier een aparte layout voor te maken. Dit kan uiteraard in overleg met Bookzo Support.
Wanneer je alles nog wilt controleren voordat je op Versturen drukt, kun je linksonder voor Proefzending kiezen en deze opslaan op je computer. Als je tevreden bent over de proefzending kun vervolgens op Versturen klikken.
Wanneer je alles verstuurd, worden de afrekeningen berekend, verzonden naar eigenaren en klaargezet in het eigenarenportal. Ook worden ze opgeslagen op de computer en klaargezet voor Sepa.