Door de Coronacrisis worden er in vele gevallen reserveringen geannuleerd. Het reeds betaalde bedrag ontvangt de gast in een normale situatie retour, afhankelijk van uw annuleringsvoorwaarden.
Door de Coronacrisis wordt het betaalde bedrag vaak niet teruggestort, maar ontvangt de gast dit als een tegoedbon of voucher. Hieronder leggen we uit hoe u dit het beste kunt doen en zodat dit tevens in uw administratie aansluit.
Voorbereidende werkzaamheden
Download de bijlage 'Annulering Tegoedbon NL.repx' onderaan dit artikel.
Maak een kopie aan van het Annuleringsdocument in Bookzo:
- Ga naar Stamgegevens > Opmaak documenten
- Dubbelklik op Annulering om deze te openen
- Klik op [Kopiëren]
- Vul bij de Naam bijvoorbeeld Annulering Tegoedbon in
- Klik op de knop [Lay-out laden]
- Selecteer het bestand Annulering Tegoedbon NL.repx
- Pas eventueel nog de standaard e-mail aan achter het tabje E-mail (onderaan het artikel kunt u een voorbeeld downloaden)
- Klik op Opslaan en sluiten.
Maak een Betaalwijze 'Tegoedbon' aan:
- Ga naar Stamgegevens > Betaalwijzen
- Klik op [Nieuw]
- Vul bij Naam Tegoedbon in
Heeft u een koppeling met de administratie vul dan ook het dagboek en de kruispost in.
Meer informatie daarover vindt u hier: Betaalwijze toevoegen
Annuleren en omzetten naar Tegoedbon
- Open de reeds gefactureerde reservering en noteer het factuurnummer.
- Klik op [Annulering] > Annulering Tegoedbon > Opslaan en E-mailen.
- Vul bij Percentage huur te betalen door gast: 0,00% in (tenzij anders afgesproken).
- Controleer de e-mail en de Annulering/Tegoedbon, is alles correct? Klik dan op [Versturen].
- De e-mail wordt verzonden en het venster sluit.
- Klik op [Sluiten] of [Opslaan en sluiten] om het venster van de Annulering te sluiten.
- Zoek de oorspronkelijke factuur op (Vul het factuurnr. in het zoekveld in het planbord), deze heeft nu als status Geannuleerde factuur.
- Klik in de Geannuleerde factuur op [Betaling toevoegen].
- Voer hier het negatieve bedrag in wat de gast normaal gesproken terug zou ontvangen, bijvoorbeeld € -250,00
- Kies bij Betaalwijze voor 'Tegoedbon' en klik op [Ok].
- Klik op [Opslaan en sluiten].
Nieuwe reservering maken en de Tegoedbon als betaling toevoegen
Uw gast wil een nieuwe reservering maken en (deels) betalen met zijn tegoedbon?
Maak een nieuwe reservering aan in het planbord. Of uw gast heeft zelf al online een nieuwe reservering gemaakt en wil betalen met zijn Tegoedbon.
- Open of maak de nieuwe reservering.
- Klik op [Betaling toevoegen].
- Voer hier het positieve bedrag in van de Tegoedbon, bijvoorbeeld € 250,00.
- Kies bij Betaalwijze voor 'Tegoedbon' en klik op [Ok].
- Kies voor [Definitief] > Opslaan en e-mailen.
- Controleer de e-mail en de factuur, is alles correct? Klik dan op [Versturen].
- Er wordt een factuur naar de gast verstuurd waarop het Tegoed is verrekend.