Wanneer je een accommodatie verhuurt, wil je dit kunnen communiceren naar de gast. Behalve mailings kun je in Bookzo ook documenten opmaken en naar de gasten sturen.
INHOUDSOPGAVE
- Standaard documenten
- Aanpassingen in bestaande documenten
- Meerdere document lay-outs gebruiken
- Een andere afbeelding of logo plaatsen
- Betaallink toevoegen
- Vertalingen invoeren
- Document niet als bijlage meesturen
- Accommodatie op aanvullende factuur
- Aanpassingen opslaan
Standaard documenten
Bookzo wordt geleverd met een standaard set documenten in het Nederlands, Engels en Duits.
- Annulering
- Annulering tegoedbon
- Betalingsbevestiging
- Bevestiging
- Eindafrekening
- Extra factuur
- Extra order
- Factuur met online betalen
- Factuur zonder online betalen
- Optie
- Verzamelfactuur (combineert meerdere reserveringen op één factuur)
De bedrijfsgegevens en het logo worden hier standaard op afgedrukt wanneer deze zijn ingevuld bij Instellingen - Instellingen - Afdrukken.
Naast deze standaard documenten kun je ook zelf documenten aanmaken. Hoe je dit doet, of documenten aanpast lees je in dit artikel.
Aanpassingen in bestaande documenten
Om een document aan te passen, ga je in Bookzo Desktop naar Stamgegevens - Opmaak documenten en dubbelklik je op het betreffende document om deze te openen. Bovenaan zie je de knop Layout aanpassen, hier druk je op om het document te wijzigen.
Let op! Verschijnt er een melding: The Report contains bindings. Do you want to convert them to expressions? Klik dan op Ja om door te gaan. Het document wordt geopend in de Rapport ontwerper.
Hier kun je aanpassingen doen in het document. Bijvoorbeeld het aanpassen van teksten of het plaatsen van velden uit de Veldenlijst, de mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. De meest voorkomende wijzigingen en handelingen zullen we hier doornemen.
Wil je de begeleidende mail wijzigen, dan kun je in het artikel Begeleidende mail bij documenten lezen hoe dit in zijn werk gaat.
Meerdere document lay-outs gebruiken
Het is mogelijk om meerdere factuur lay-outs te gebruiken binnen een database. Bijvoorbeeld met een andere afzender/logo of andere betalingscondities.
Open het gewenste document welke je wilt aanpassen als tweede versie (dus je opent de originele versie). Vervolgens klik je op de knop Kopiëren.
Er wordt een kopie van het document gemaakt, hier wordt ook de begeleidende mail in overgenomen.
Geef het gekopieerde document een naam en klik op Opslaan. Open de kopie in de Rapport ontwerper (Layout aanpassen) en pas daar de gewenste gegevens aan. Sla deze vervolgens op de juiste manier op.
De extra lay-out komt beschikbaar in de reservering bij bijvoorbeeld Definitief (voor het maken van de factuur).
Een andere afbeelding of logo plaatsen
Wanneer je in het document een andere afbeelding of logo wilt plaatsen, kies je in de strook aan de linkerkant van de lay-out voor Afbeelding.
Vervolgens trek je een kader waar je de afbeelding wilt plaatsen. Selecteer het kader, klik op het tandwieltje rechtsboven en kies vervolgens voor de drie puntjes ... bij Image Source.
Je kunt nu het logo of afbeeldingsbestand selecteren wanneer deze staat opgeslagen op je computer. Zet Grootte wijzigen op Knijpen om er voor te zorgen dat het logo in verhouding wordt aangepast aan het kader. Zet eventueel de Image Alignment naar links, midden of rechts.
Betaallink toevoegen
Wanneer je de Rapport ontwerper geopend hebt, voeg je hier een 'label' in door de grote blauwe A (aanwezig in de strook aan de linkerkant) te slepen naar de plek waar de betaallink moet komen.
Selecteer het label en ga daarna naar het 'Eigenschappen' venster.
Let op! Mocht het venster Eigenschappen niet automatisch in de Rapport ontwerper staan dan kun je deze toevoegen door bovenaan het scherm naar het tabblad Weergave te gaan en vervolgens te kiezen voor Venster.
Hier kun je de (Naam) van label3 veranderen in bijvoorbeeld 'Betaallink'.
Klik daarna op de '? 'aan het einde van de regel Navigatie URL, hier zoek je nu het juiste veld op. Om deze toe te voegen in de expressie-editor kun je er dubbel op klikken of er voor kiezen om op Toepassen te klikken, klik op OK om het venster weer te sluiten.
De betaallink is gemaakt, maar ziet er alleen nog niet uit als link.
De opmaak hiervan is aan te passen naar bijvoorbeeld blauw met een underline, zodat het voor de gast duidelijk wordt dat hij hier op kan klikken. Deze aanpassing kun je doen onder het tabblad Startpagina bij de opmaak van de tekst.
Vertalingen invoeren
Wanneer je het document in verschillende talen wilt aanmaken, kun je dit toevoegen via Edit Localization.
Hiervoor open je de lay-out van het betreffende document (in het Nederlands) en klik je met de rechtermuisknop op het grijze gedeelte van de Rapport ontwerper en kies voor Edit Localization.
Klik vervolgens op het plusje om een nieuwe taal aan het bestand toe te voegen.
Klik op de taal die je wilt vertalen, en voer aan de rechterkant de vertaling in van de betreffende tekst.
Let op dat als er velden worden gebruikt je deze wel laat staan, anders wordt dit niet goed overgenomen. Dus wat je het beste kunt doen is om de velden heen vertalen.
Heb je de vertaling toegevoegd, dan kun je nu het document opslaan op je computer. Vervolgens laadt je dit document opnieuw in bij de andere talen en kies je hierin de juiste taal door op Apply en OK te drukken.
Nu dien je alleen nog het document op te slaan. Bij een eventuele wijziging volg je bovenstaande stappen opnieuw.
Let op! De vertaling zie je niet in het voorbeeld terug, maar wordt meegenomen wanneer het document wordt verstuurd.
Wil je controleren of alles naar wens staat dan kun je dit doen door in de reservering een afdrukvoorbeeld te openen. In Web kun je dit terugvinden onderaan de reservering door op de printer te klikken, vervolgens kies je het juiste document en kies je voor Voorbeeld. In Desktop doe je dit bovenaan de reservering.
![]() | ![]() |
Document niet als bijlage meesturen
Het is mogelijk om een document zoals bevestigingen en facturen direct in de e-mail te plaatsen. Deze worden dan niet meer als bijlage aan de e-mail toegevoegd. Het is handig het document eerst als kopie op te slaan. Bijvoorbeeld 'Factuur zonder bijlage'. Zet het vinkje aan bij Niet als bijlage meesturen.
Klik daarna op het tabblad E-mail en ga naar de Uitgebreide editor. Plaats de cursor op de plaats waar het document getoond moet worden en klik op [ctrl]+[F9]. Hierdoor worden er 2 brackets geplaatst { }.
Type hiertussen DOCVARIABLE "ReportHTML", dit ziet er uiteindelijk dus zo uit: { DOCVARIABLE "ReportHTML" }
Let op! Het is belangrijk om het op exact deze wijze te typen en niet d.m.v. het kopiëren van bovenstaande uit het kennisbankartikel.
Sluit daarna het venster en klik op Opslaan en sluiten.
Vervolgens ga je naar het planbord en open of maak je een reservering, kies voor Definitief → Factuur zonder bijlage → Opslaan en e-mailen. Het document van de factuur wordt dan tussen de e-mail tekst geplaatst;.
Accommodatie op aanvullende factuur
In veel gevallen wil je de accommodatie naam afdrukken op orders/facturen die via de accommodatie naar de eigenaar wordt verzonden. Facturen uit Bookzo kijken naar de accommodatie regel voor de gegevens die op de factuur komen te staan. Een aanvullende factuur heeft doorgaans geen accommodatie regel. Om deze toch op de factuur te krijgen kun je onderstaand veld gebruiken in de lay-out.
[Reservering].[BronAccommodatie].[Omschrijving]
Aanpassingen opslaan
Klik op Opslaan en sla het document op bij voorkeur in de map /(Mijn)Documenten/Bookzo. Klik rechtsboven op het kruisje om de Rapport ontwerper te sluiten. Er verschijnt een melding: Wilt u de opgegeven lay-out instellen? Klik dan op Ja en vervolgens op Opslaan en sluiten om het document definitief op te slaan.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren