Wanneer je gebruik maakt van borg betalingen zul je deze ook na de reservering moeten retourneren. Het kan zijn dat wanneer gasten schade hebben gemaakt je niet het volledige bedrag terug wilt storten. In dit artikel leggen we uit hoe dit in zijn werk gaat.


INHOUDSOPGAVE


Welke kosten zijn Borg 


Om gebruik te maken van borg retourneren moet Bookzo eerst weten welke kosten borg zijn.


Wanneer je naar Stamgegevens - Extra kosten gaat kun je de bestaande kosten openen of er voor kiezen om een nieuwe Extra kosten aan te maken. Hoe je dit doet lees je in het artikel Extra kosten aanmaken. 


Onder het Tabblad Prijsinformatie vul je het gewenste bedrag in en kies je voor Euro per reservering. Vervolgens ga je naar het Tabblad Instellingen en vink je Automatisch toevoegen bij een nieuwe reservering en Online te boeken aan. Als laatste kies je nu bij Borg in het dropdown voor Borg



Bookzo registreert nu de borg door middel van deze keuze. Wanneer Automatisch toevoegen bij een nieuwe reservering aan staat zal de borg bij elke reservering automatisch toegevoegd worden. Online te boeken zorgt er voor dat de borg ook mee komt wanneer een gast via de website boekt.


Borg niet tonen bij Prijzen inclusief verplichte kosten


Bij het online boeken is het mogelijk om prijzen te tonen inclusief de verplichte Extra kosten. Mocht je borg in rekening brengen, dan wordt dit bij het totaal bedrag opgeteld. Borg is in principe geen extra kosten, gezien de gast dit in de meeste gevallen retour krijgt. Maar de gast moet het in eerste instantie wel betalen, ook bij het maken van de online boeking.


Wanneer je dus niet wilt dat de borg bij het totaalbedrag opgeteld wordt, dan kun je dit instellen door de Extra kosten Borg aan te maken, bijvoorbeeld €100.- per accommodatie. Vervolgens vink je nu Automatisch toevoegen bij een nieuwe reservering aan en laat je het vinkje bij Online te boeken uit.


Online worden nu bij de zoekresultaten de prijzen inclusief de verplichte Extra kosten getoond maar exclusief de Borg. Op het moment dat de gast op reserveren of boeken klikt wordt de borg alsnog toegevoegd aan zijn boeking.


Borg inhouden Bookzo Web


In Bookzo Web is het mogelijk om direct borg in te houden van een reservering wanneer er bijvoorbeeld schade is gemaakt. 

Hiervoor dien je alleen eerst nog een extra kosten aan te maken in Bookzo Desktop. Dit doe je door een nieuwe extra kosten aan te maken met bijvoorbeeld de titel Borg ingehouden, deze stel je in als 0 Euro per reservering. Vervolgens kies je nu bij Borg in het dropdown voor Borg inhouden.



Wanneer je deze extra kosten hebt aangemaakt kun je deze altijd gebruiken in Bookzo Web om de borg in te houden van een reservering. Dit zorgt ervoor dat er een kostenregel wordt toegevoegd aan de reservering. 


Voorbeeld:

De gast heeft alles betaald en is uitgecheckt, de schoonmaak komt in de accommodatie en meldt dat er schade is gemaakt. 

Als huurder besluit je 50 euro in te houden van de borg teruggave om de schade te verhalen. 


Dit doe je door in het planbord op de reservering te klikken en vervolgens via de 3 puntjes op de kaart het menu te openen. Nu hoef je alleen nog maar op Borg inhouden te klikken.



Er opent nu een venster waarin je het in te houden bedrag kunt invullen. Automatisch staat hier het bedrag wat je bij de extra kosten Borg hebt aangegeven als Borg. Dit bedrag kun je aanpassen en een omschrijving meegeven van bijvoorbeeld de schade die gemaakt is. 



Zo snel je op Toevoegen drukt wordt er een extra regel met het in te houden bedrag toegevoegd, de omschrijving die je meegeeft wordt in de factuurregel getoond naar de klant. 


Goed om te weten:

  • Borg inhouden is alleen beschikbaar in Bookzo Web. 
  • Borg inhouden kan ook bij facturen waar blokkades op zitten en die zijn afgerekend in commissieafspraken. Dit is een uitzondering op kosten toevoegen bij geblokkeerde reserveringen, normaliter dien je hiervoor eerst de blokkade te verwijderen.


Borg inhouden Bookzo Desktop


Voordat je borg kunt retourneren dien je de schade te verrekenen op de reservering. Hiervoor maak je , wanneer je dit nog niet hebt gedaan, een nieuwe extra kosten aan met de titel Borg ingehouden, deze stel je in als 0 Euro per reservering. Vervolgens kies je nu bij Borg in het dropdown voor Borg inhouden.


Deze kosten kun je toevoegen aan de reservering door op de regel te klikken en de juiste kosten te selecteren, vervolgens vul je het bedrag in wat betaald dient te worden.




Borg retourneren


Het verblijf is voorbij, de kosten zijn allemaal betaald, en nu wil je de (resterende) borg retourneren naar de gast.
Nu Bookzo weet welke kosten borg zijn door de instelling Borg bij de extra kosten, kun je gebruik maken van de knop Borg retourneren.


Hiervoor ga je naar Stamgegevens - Extra kosten en klik op de knop Borgen retourneren.


Via het volgende venster kun je selecteren voor welke accommodaties, welke status en welke datum selectie je de borg wilt retourneren.



Er verschijnt nu een overzicht met alle reserveringen die aan de ingegeven selectie voldoen. Eventueel kun je hier nog reserveringen uitsluiten van het retourneren van borg.


De borg wordt nu in een min bedrag op de reserveringen geplaatst welke in deze batch zijn meegenomen.

In het geval van een volledige borg teruggave staat het gehele bedrag in de min bij Te betalen.



In het geval van een gedeeltelijke teruggave zie je dat het bedrag van de schade van het retour borg bedrag is afgetrokken.



Sepa betaling


In de reservering staan de bedragen nu goed, je wilt de openstaande bedragen nu ook naar de gasten terug storten. Het makkelijkst om dit te doen via een Sepa betaling.


Om een Sepa betaling te doen ga je naar Stamgegevens - Gasten - Sepa batch.



Hier kun je onder het kopje Borg kiezen voor Alleen retour Borg zodat andere openstaande of te verrekenende kosten niet meegenomen worden in deze batchbetaling. 



Verstandig is hierin om bij Betalingen registreren te selecteren welke betaalwijze je hiervoor wilt gebruiken. Wanneer je hier bijvoorbeeld Bank selecteert, komt dit direct onder de reservering te staan en is deze in Bookzo afgehandeld. De Sepa batch stuur je naar de bank zodat via daar alle betalingen gedaan kunnen worden. Ben je gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan komen via de bank - boekhouding en Bookzo alle betalingen weer bij elkaar. 



Betalingen via een Sepa batch kunnen alleen gedaan worden wanneer er een IBAN aanwezig is bij de gast. Is deze er niet dan is het verstandig hier een brief naartoe te sturen zodat de borg overgemaakt kan worden. 


Hiervoor kan een standaard document aangemaakt worden welke verstuurd kan worden naar gasten waarbij er geen IBAN is ingevuld. Hoe je dit doet lees je in het artikel Brieven & Mailings.


Borg retourneren via Mollie


Is er betaald via Mollie, dan kun je via de reservering gemakkelijk de borg terugbetalen. Dit doe je door de reservering te openen in naar het Tabblad Betalingen te gaan. Door dubbel te klikken op de regel van het betaalde bedrag opent het venster Betaling toevoegen.



Wanneer je nu op Refund klikt, kun je hier het terug te storten bedrag invullen.



Er verschijnt een melding dat het verzoek is doorgestuurd naar Mollie. Deze dient nu door Mollie verwerkt te worden, dit kan enige tijd duren. De betaling verschijnt automatisch op de reservering onder het Tabblad Betalingen.