Om accommodaties aan te maken en te beheren ga je naar het tabblad Accommodaties in Bookzo web.
Wil je een nieuwe accommodatie aanmaken, klik je via het paarse plusje op Nieuw. Een nieuw scherm opent waarin je de eerste accommodatie gegevens kunt invoeren. Wil je een accommodatie wijzigen dan klik je op de accommodatie naam en vervolgens op het pennetje bij de accommodatie. In dit artikel lopen we door de verschillende velden van accommodatie beheer in Bookzo web.
INHOUDSOPGAVE
Nieuwe accommodatie aanmaken
Heb je nog geen accommodaties of wil je een extra accommodatie toevoegen dan druk je op het paarse plusje linksboven in het scherm.
Er opent nu een scherm met de volgende opties;
Naam accommodatie
Groep accommodatie
Gegevens overnemen van
Heb je nog geen groep of andere accommodaties om gegevens uit over te nemen, dan kun je na het invoeren van de naam op Aanmaken drukken.
Als je wel al groepen hebt aangemaakt dan kun je hier meteen de accommodatie in een groep plaatsen.
Wanneer je al eerder een accommodatie aan hebt gemaakt en je wilt deze instellingen overnemen dan selecteer je de eerder aangemaakte accommodatie bij Gegevens overnemen van.
Bij bestaande accommodaties vind je in dit overzicht de kenmerken en status van de accommodatie, maak je gebruik van eigenaren dan zie je deze hier ook terug.
Algemene instellingen
Wanneer je ofwel een nieuwe accommodatie hebt aangemaakt ofwel een accommodatie opent, kom je in het hoofdscherm van de accommodatie. Hierin zie je de volgende tabbladen welke van boven naar beneden ingevuld kunnen worden.
Zoek je een specifieke instelling dan kun je ook de zoekbalk gebruiken.
Naam
Hier kun je de naam van de accommodatie aanpassen.
Groep
Hier kun je zien onder welke groep de accommodatie valt. Wanneer je nog geen groep geselecteerd hebt, kun je dat hier doen. Dit doe je door op Selecteer te drukken, er opent nu een venster waarin de verschillende groepen naar voren komen waar je de accommodatie onder kunt plaatsen.
Heb je nog geen groepen aangemaakt of wil je een nieuwe groep aanmaken, dan kun je hier op het paarse plusje drukken om een nieuwe groep aan te maken.
Groep aanmaken
Houd er rekening mee dat de accommodaties binnen een groep identiek aan elkaar moeten zijn. Maak je gebruik van Boeken per groep dan komen deze als 1 soort op de website te staan.
Online beschikbaar
Hier kun je aangeven of je de accommodatie online beschikbaar wilt hebben op de eigen website en online kanalen. Wanneer je een nieuwe accommodatie aanmaakt, is het verstandig Accommodatie Beheer eerst helemaal door te lopen voordat je de accommodatie online zet.
Nummer
Numeriek veld dat wordt gebruikt bij koppelingen zoals Hotek, Facility2 en Booq. Maak je geen gebruik van deze koppelingen dan hoef je hier ook niks in te vullen.
Personen
Hier kun je aangeven wat het minimum en maximum aantal personen is dat in de accommodatie mag verblijven.
Ook kun je hier invullen hoeveel personen er zijn inbegrepen in de kale huurprijs (die je straks invoert bij Prijzen). Is de prijs voor 1 persoon, standaard voor 2 personen of verhuur je alleen voor groepen van 10 personen en ga je een prijs invoeren voor elk extra persoon die daar bij komt?
Zijn huisdieren wel of niet toegestaan in de accommodatie, ook dat kun je hier aangeven.
Adresinformatie
Voordat je op adresinformatie drukt, dien je eerst de bovenstaande gegevens op te slaan. Adresinformatie opent namelijk in een vervolg scherm. In dit vervolgscherm vul je de adresgegevens van de accommodatie in. Deze informatie kun je terug laten komen in bijvoorbeeld Brieven en Mailings.
Aankomst- en vertrektijden
Bij Instellingen - Instellingen heb je de algemene aankomst- en vertrektijden ingevoerd, deze zie je hier terug.
Wil je per accommodatie afwijkende tijden dan kun je dat hier aangeven door het schuifje om te zetten.
Er opent een extra regel waar je per de dag tijden kunt aanpassen, wil je bijvoorbeeld alleen op zaterdag en zondag andere tijden dan hoef je alleen deze te wijzigen, de lege dagen hanteren dan de standaard tijden die je bij Instellingen - Instellingen hebt ingevoerd.
Kleur
Dit is de kleur waarmee je accommodatie in het menu Accommodaties en in het planbord wordt getoond.
Gekoppelde accommodaties
Je kunt accommodaties koppelen zodat deze, wanneer een van de twee geboekt wordt, beide sluiten. Dit gebruik je wanneer je bijvoorbeeld een huisje verhuurt die in twee delen te splitsen is. De ruimtes zijn apart te verhuren, maar wanneer iemand de gehele woning huurt dienen ruimte 1 en ruimte 2 ook niet meer beschikbaar te zijn in het planbord.
Je ziet hier welke accommodaties aan deze accommodatie gekoppeld zijn, maar ook aan welke accommodaties deze accommodatie gekoppeld is.
Archiveren
Met de knop Archiveren wordt de accommodatie meteen niet meer online getoond, ook verdwijnt deze uit het planbord. Via Accommodatie Beheer is de accommodatie nog wel in te zien en kan deze nog terug komen in rapportages.
Eigenaar
Maak je gebruik van eigenaren, dan vind je hier informatie over de eigenaar van deze accommodatie. Heb je nog geen eigenaar geselecteerd kun je hier een eigenaar selecteren of een nieuwe eigenaar aanmaken.
Druk je op Eigenaar, dan kom je in het scherm terecht met persoonsgegevens van de eigenaar.
Je kunt er hier ook voor kiezen om enkel deze eigenaar wel of niet de omzet te tonen in het eigenarenportaal, deze instelling overschrijft de algemene instellingen.
Zijn er commissie afspraken dan vind je deze hier ook terug inclusief de datum van de volgende eindafrekening.
Hoe je commissie afspraken aanmaakt lees je in het artikel Commissie afspraken.
Financieel
Onder Financieel verstaan we de volgende punten;
Aanbetaling - Wil je een bedrag of een percentage instellen?
Btw percentage - Valt deze accommodatie onder laag, middel of hoog.
Grootboekrekening - Overleg dit met je accountant.
Ook kun je hier kiezen vanaf wanneer je wilt dat de accommodatie mee wordt genomen in de rapportages. Is het bijvoorbeeld een nieuwe woning die pas vanaf begin volgend jaar in verhuur gaat, dan hoeft hij ook pas vanaf dan in de rapportages mee te komen.
Websites en online kanalen
Online beschikbaar
Biedt je je accommodaties online aan dan kun je hier instellen hoe deze online zichtbaar is.
Uiteraard dient de online beschikbaarheid aan te staan.
Aanbevolen sorteervolgorde
Via de aanbevolen sorteervolgorde geef je aan op welke plek in het overzicht de accommodatie op de website komt te staan. Wil je gebruik maken van de aanbevolen sorteervolgorde dan geef je dit aan in Bookzo Elements.
Baby's uitsluiten van online zoeken
Baby's uitsluiten van zoeken op de website doe je wanneer gasten een baby mee mogen nemen, maar deze niet meetelt bij het maximum aantal personen. Je komt bijvoorbeeld met een gezin van 2 ouders, 2 kinderen en een baby in een 4 persoons huis. De baby telt dan niet mee wanneer deze geen eigen bed nodig heeft.
Website URL
Geef hier de URL van de website op. Dit veld kan weer gelinkt worden in de communicatie naar de gasten toe via Brieven en Mailings.
Locatie
Bij Locatie kun je een specificatie van de locatie invoeren, bijvoorbeeld; Bosgebied.
Geo code
De geo code kun je gebruiken wanneer de weergave in Google Maps niet helemaal overeen komt met het opgegeven adres. De geo code moet zijn ingevuld als je Zoek op kaart gebruikt bij de online boekingsmodule. Een handige tool om de geo code op te zoeken is: Google Developers (developers-dot-devsite-v2-prod.appspot.com).
Afbeeldingen
Hier kun je afbeeldingen toevoegen, verwijderen of wijzigen. Deze worden getoond op de website, ook kun je de afbeelding een naam en beschrijving meegeven wanneer je hier op klikt.
Kenmerken
Vul hier de kenmerken in die voor deze accommodatie gelden. Via het zoeken en boeken op de internetsite kunnen gasten hier op filteren. Voordat je kenmerken kunt selecteren dien je deze eerst aan te maken via Accommodatie kenmerken aanmaken.
Teksten
Vul hier de omschrijvingen van de accommodatie in zoals je wilt dat ze op de website getoond worden. Tevens kun je hier UPS en extra prijsinformatie invullen. Ook deze velden komen terug op de website.
Heb je ook een website in bijvoorbeeld het Duits, dan dien je onder het tabje Duits de Duitse omschrijvingen in te vullen. Bij de vertalingen van alle tekst velden heb je de mogelijkheid om te kiezen voor Vertalen van, dit scheelt een hoop werk in het overtypen van de verschillende omschrijvingen!
SEO
Search Engine Optimalisation wordt vaak gebruikt in samenwerking met de webbouwer. Deze vul je in om je vindbaarheid op internet te vergroten. Ook hier kun je de teksten in overige talen vertalen vanuit de eerst ingevoerde taal.
Kenmerken
De vrije velden kun je ook naar eigen inzicht gebruiken, deze kun je terug laten komen op de website of in de communicatie naar de gast toe. Bijvoorbeeld; Vrijveld 1 = Kenteken, Vrijveld 2 = Wifi netwerknaam, Vrijveld 3 = Wifi wachtwoord, etc.
Indeling
Onder het tabblad Indeling kun je aangeven op welke verdieping bepaalde kamers zich bevinden, welke kenmerken bij deze kamers horen en welke bedden er in deze kamers staan. Je maakt in tekst een soort plattegrond van je accommodatie. Deze informatie kun je weer terug laten komen op je website.
Prijzen
Onder het tabblad Prijzen zie je hoeveel personen er in de huur zijn inbegrepen.
Wanneer je op Prijzen drukt kom je in het prijsoverzicht waar je prijzen kunt wijzigen of aanmaken.
Voor meer informatie over het invoeren van prijzen lees je het artikel Prijzen invoeren in Bookzo Web.
Extra kosten
Bij Extra kosten vind je een overzicht welke kosten er aan deze accommodatie gekoppeld zijn. Hier zit een onderscheid tussen Toegewezen extra kosten en Standaard extra kosten. De Standaard extra kosten gelden voor alle accommodaties en kun je niet per accommodatie aan of uit zetten. Toegewezen extra kosten kun je wel toevoegen of verwijderen in de accommodatie. Tevens zie je hier welke extra kosten verplicht zijn bij het reserveren en welke optioneel.
Om extra kosten te selecteren dien je deze eerst aan te maken, hoe je dit doet, lees je in het artikel Extra kosten aanmaken.
Koppelingen
Onder het tabblad Koppelingen vind je alle koppelingen terug waar deze accommodatie aan gekoppeld zit. Wanneer je op de koppeling drukt zie je de instelling van de koppeling naar voren komen.
Wil je wat wijzigen in de koppeling kan dat ook via deze weg.
Wil je een nieuwe koppeling opzetten, ga dan in het linkerzij menu naar Koppeling en druk bij de gewenste koppeling op aanvragen.
Historie
Bij Historie vind je de historische gegevens van de accommodatie zoals eerdere boekingen en kun je eventuele wijzigingen terugvinden.