Welkom bij Bookzo!
Wat fijn dat je met Bookzo gaat werken! We hebben een stappenplan gemaakt waarmee we je op weg helpen om je eigen Bookzo database in te richten en te vullen. Het is fijn om deze (éénmalige) instellingen stap voor stap te doorlopen, wanneer het allemaal goed ingesteld staat, heb je er veel profijt van.
Na afloop is je database helemaal ingericht naar de wensen van jouw bedrijf. Vervolgens bent je in staat om vanuit Bookzo een reservering te maken en deze per e-mail te factureren naar de gast. Er zullen ongetwijfeld nog vragen overblijven. Onze helpdesk bespreekt en adviseert tegen het einde van de gratis proefperiode graag alle mogelijkheden.
De opstart stappen
- Stap 1: De algemene instellingen.
We beginnen bij de algemene instellingen.
Deze instellingen hebben betrekking op meerdere aspecten van je database. Hier vul je bijvoorbeeld in welk volgende factuurnummer je wilt gebruiken, of je gebruik maakt van verschillende leeftijdscategorieën. Maar ook vul je hier je eigen gegevens in, welke bijvoorbeeld weer op de brieven worden gebruikt.
Voor een video uitleg van het instellen van de algemene instellingen druk je op de volgende link:
Instellingen - Instellingen
- Stap 2: De Online instellingen.
De Online instellingen hebben betrekking op hoe je online zichtbaar bent voor de gast. Dit zijn dus de gegevens hoe ze doorkomen op de website. Maak je bijvoorbeeld gebruik van boeken per groep, dan zullen alle accommodaties onder die groep als 1 accommodatie getoond worden op de website, i.p.v. dan ze er allemaal los op staan.
Tevens vind je onder deze instellingen, wanneer je gebruik maakt van de mijnomgeving, de instellingen voor het gast en eigenaren portaal.
Bekijk de uitgebreide uitleg hier:
Online instellingen
- Stap 3: Uitgaande email instellingen.
Vanuit Bookzo is het mogelijk om (automatische) e-mails te versturen, om dit te kunnen doen moet je éénmalig de e-mail instellen. Klik bovenin het menu op het tabblad Instellingen > E-mail instellingen. Een pop-up scherm opent waarin je de gegevens kunt instellen.
Je kunt kiezen om te mailen vanuit je eigen SMPT server of die van Bookzo. Met bijhorend de eigen email als afzender of noreply@bookzo.nl
Hoe je dit instelt lees je hier:
E-mail instellingen
- Stap 4: Kenmerken en kenmerkgroepen toevoegen.
Onder Stamgegevens vind je de optie Kenmerken. Hierin kan je alle kenmerken van de accommodaties aanmaken en onderverdelen in groepen, bijv. badkamer - separaat toilet, inloop douche enz.
Deze kenmerken kan je gebruiken om te filteren in je planbord, maar ook als filter op de website voor gasten.
Hier lees je hoe je de kenmerken instelt:
Accommodatie kenmerken aanmaken
- Stap 5: Extra kosten.
De prijzen die voor de accommodaties worden aangemaakt zijn netto verhuurprijzen. Waarschijnlijk zijn er ook extra kosten die mogen worden toegevoegd aan de verhuur van de accommodatie zoals bijvoorbeeld toeristenbelasting, schoonmaakkosten of linnenpakketten e.d. Deze maak je aan onder Extra kosten.
Er zijn meerdere manieren van Extra kosten aanmaken, welke besproken worden in het artikel:
- Stap 6: Accommodaties aanmaken.
De volgende stap is het aanmaken van accommodaties. Heb je meerdere van dezelfde accommodaties kan je accommodaties kopiëren. Ook stel je hier de instellingen in voor het gebruik van bijv AirBnb en Booking.com. Deze koppelen we samen. Tevens kies je op accommodatie basis welke accommodatie de master is van een groep en of de accommodatie online zichtbaar is of niet.
De uitleg over het instellen van de accommodatie vind je hier:
Accommodatie beheer Web
- Stap 7: Prijzen invoeren.
Het invoeren van prijzen kan op verschillende manieren. Je kan prijzen invoeren op basis van nachtprijzen of periode prijzen. Tevens is er de keuze prijzen in te voeren via desktop of via web. Prijzen via web raden we aan voor alle nieuwe Bookzo gebruikers, deze functionaliteiten worden steeds verder uitgebreid. Wil je hier ook gebruik van maken dan kan je contact opnemen met Bookzo Support.
Prijzen invoeren in doe je aan de hand van dit artikel:
- Stap 8: Opmaak documenten en e-mails personaliseren.
Bij deze stap ga je je documenten zoals bevestigingen en facturen aanmaken. Aan elk document hangt ook een email welke naar de gast gestuurd kan worden.
Het aanmaken van de documenten en e-mails doe je maar eenmalig. Door middel van samengevoegde velden wordt de brief altijd persoonlijk naar de gast gericht met diens reservering gegevens.
Hoe je deze documenten opmaakt lees je hier:
Standaard e-mailbericht bij documenten (bevestiging, factuur)
- Stap 9: Reservering maken en factuur versturen.
Wanneer je alle bovenstaande stappen hebt uitgevoerd is het tijd om een reservering te gaan invoeren en te testen of alle instellingen correct staan ingesteld.
Hoe je zo'n reservering maakt lees je hier:
Reservering maken vanuit het planbord
Klaar!
Je bent klaar om te werken met Bookzo! Uiteraard valt er nog veel meer te ontdekken en in te stellen. Zo kan je bijvoorbeeld nog gebruik maken van automatische taken en heb je misschien nog wel interesse in Bookzo Elements voor op je website. Misschien wil je een koppeling met een channel manager of een boekhoudsysteem? Wij helpen je graag kijken naar de mogelijkheden en het eventueel instellen van bepaalde functies.
Kennisbank
Naast bovenstaande artikelen krijg je toegang tot onze uitgebreide kennisbank. Hier vind je informatie over alle functionaliteiten en instellingen van Bookzo.
Uiteraard heeft iedere gebruiker zijn eigen wensen en kan het zijn dat je er met de handleidingen niet uit komt. In dat geval kan je altijd contact opnemen met de support.
Helpdesk
Kom je er ondanks onze artikelen en video's niet uit, of loop je ergens vast?
Aarzel niet en neem contact op met onze support.
- E-mail: support@bookzo.nl
- Tel. 0222-745015
De helpdesk in telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 9.00-13.00.