Gegevens migratie

Wanneer je overstapt komt er een hoop bij kijken. Behalve dat je kennis maakt met een nieuw systeem, deze ingericht en werkend moet krijgen en alle juiste koppelingen moet leggen, wil je ook je oude gegevens meenemen. Bestaande klanten en lopende reserveringen, maar ook betalingen kunnen over gezet worden.

In Bookzo kun je bestanden importeren voor verschillende onderdelen. Houd er rekening mee, geen enkel programma is hetzelfde dus de velden die Bookzo nodig heeft zullen niet altijd gelijk zijn aan de velden die je oude systeem gebruikt. Bookzo begeleidt je bij de import en zal aangeven wat voor jou wel en niet mogelijk is. 

Wat je kunt importeren

Je kunt verschillende onderdelen importeren in Bookzo. Bij een aantal onderdelen importeer je een basis en dien je dit nog na te lopen, bij andere onderdelen staat vrijwel alle informatie er in een keer in. 

Let op! Welk onderdeel je ook gaat importeren, het is genoodzaakt de Excel bestanden correct in te vullen in de velden die Bookzo aangeeft, anders kan de import niet voltooid worden. 

Bookzo kan de volgende onderdelen importeren;

Accommodaties

Klanten

Reserveringen

Betalingen

Hoe dit in zijn werk gaat

Wanneer je start met Bookzo zul je vast aangegeven hebben dat je wilt importeren. Wij zullen inventariseren wat er geïmporteerd moet en kan worden. Hiervoor hebben wij standaard lijsten welke we jou vragen om te vullen.
Belangrijk hierbij is dat alle velden zo blijven staan als ze zijn. 

Bij de meeste systemen zul je soortgelijke Excel lijsten kunnen exporteren. Dan is het noodzaak de juiste velden in de Bookzo import te plaatsen. 

Wij zullen de bestanden controleren en zo nodig om aanvulling vragen.

Let op! Alle systemen zijn anders, mogelijk kunnen niet alle velden meegenomen worden uit het oude systeem omdat deze simpelweg niet bestaan in Bookzo. Wij proberen deze dan te plaatsen op een vrij veld. Hierdoor kun je er nog wel op zoeken in het systeem. Bij twijfel vraag de accountmanager wat er mogelijk is. 

Controle

Wanneer de import in Bookzo is geplaatst vragen wij jou om deze na te kijken. Bookzo heeft geen inzicht in het oude systeem en zal niet kunnen zien of alle velden correct zijn overgenomen. Wij vragen je o.a. te kijken naar;

• Zit de juiste gast gekoppeld aan de reservering.
• Klopt het aantal personen.
• Klopt de geboekte accommodatie.
• Zijn de extra kosten meegenomen.
• Kloppen de reeds voldane betalingen.

Status van geïmporteerde reserveringen

Bookzo importeert altijd in status Optie. Wij kunnen dit in een keer voor je omzetten in een Bevestiging maar nooit in een Factuur. Dit komt omdat status Factuur gebonden is aan een factuur nummer. Heeft de reservering in het oude systeem al een factuurnummer zal je deze ook in de boekhouding terug vinden onder dit nummer. Dit nummer kunnen wij vermelden onder een vrij veld. Reserveringnummers worden wel meegenomen in de import.

Overige importen

In principe importeren wij alleen de huidige en toekomstige reserveringen.
Wil je het verleden ook geïmporteerd hebben dan zullen hier, per jaar wat je geïmporteerd wilt hebben, extra kosten aan verbonden zitten. Dit zullen we altijd van tevoren met je afstemmen. 

Contact

Wil je overstappen op Bookzo en gebruik maken van de migratie mogelijkheden neem dan eerst contact op met onze support afdeling via support@bookzo.nl of bel naar 0222-745015.