Wanneer je een bijvoorbeeld een bevestiging of factuur gaat versturen worden deze standaard verzonden als bijlage. Aan deze bijlage zit een begeleidende mail verbonden. Uiteraard kun je ook deze personaliseren. Hoe je dit doet en wat je allemaal kan in deze begeleidende mail lees je in dit artikel. 

Let op! Het opmaken van documenten en e-mails doe je nog in Bookzo Desktop. Het versturen van brieven kan natuurlijk gewoon in Bookzo Web.


INHOUDSOPGAVE


Uitgebreide editor


Ga naar Stamgegevens - Opmaak documenten. Hier staan al een aantal standaard documenten die je kunt gebruiken. Dubbelklik op bijvoorbeeld Bevestiging of Factuur om deze te openen en selecteer het tabblad E-mail.


In dit venster kun je het e-mailbericht opstellen. Je kunt hier direct teksten aanpassen. Echter, wil je het bericht voorzien van o.a. gepersonaliseerde gegevens of HTML opmaak klik dan op Uitgebreide editor.



De Uitgebreide editor is vergelijkbaar met een standaard tekstverwerkingsprogramma. Je kunt hier afbeeldingen invoegen en hyperlinks maken. Verder kun je via de Uitgebreide editor ook samengevoegde velden toevoegen. 


Samengevoegde velden


In zowel de mailings als de documenten maken we gebruik van samengevoegde velden. Samengevoegde velden zijn de velden die Bookzo bijvoorbeeld uit de reservering of de gastkaart haalt. Voer je het samengevoegde veld <<Accommodatienaam>> toe, dan zal daar bijvoorbeeld Huisje 1 komen te staan. Dit is dan de accommodatie naam die vermeld wordt op de reservering.

Samengevoegde velden in de begeleidende mail voeg je toe in de uitgebreide editor met de knop Voeg samengevoegd veld in. Wanneer je hier op drukt opent er een venster met alle te gebruiken velden, of wanneer je op het pijltje drukt een dropdown met alle velden.


Berekende velden


Wil je wijzigingen doen in een samengevoegd veld, wil je bijvoorbeeld de datum notatie anders tonen, dan druk je op Toon alle veldcodes. Je ziet nu de samengevoegde velden als code; 


{ MERGEFIELD Aankomstdatum \@ "DD MMMM YYYY HH:mm" }. Het resultaat is dan bijvoorbeeld 01 januari 2025 15:00.  

Bij numerieke velden kun je de formattering opgeven als volgt: \# "€0,00" Zo kun je bepalen hoeveel decimalen er achter de komma komen. 


De eenheidsprijs van de accommodatie wordt altijd getoond als totaalprijs. Dit omdat de nachtprijs over een periode kan verschillen. Het kan gewenst zijn om dit om te rekenen naar een nachtprijs. Hiervoor kan onderstaand berekend veld worden gebruikt.


if(IsNullOrEmpty([Accommodatie]),[EenheidPrijs] ,[EenheidPrijs] / [Termijn] )


Let op! Helaas werken veldcodes alleen wanneer je ze overtypt, niet wanneer je ze kopieert.

Meer informatie en uitgebreide voorbeelden : https://documentation.devexpress.com/#WindowsForms/CustomDocument11170


Samengevoegde velden in email onderwerp


In het onderwerp van de e-mails die vanuit Bookzo worden verzonden kunnen samengevoegde velden uit de database worden gebruikt. 


Niet alle velden werken in de onderwerpregel.  Onderstaand een overzicht van de samengevoegde velden welke gebruikt kunnen worden:


KlantgegevensReservering/accommodatiegegevens

<Contactpersoon> 

<Reserveringnummer>

<Achternaam> 

<Factuurnummer>

<Adres>

<Accommodatie>

<Postcode>

<AantalPersonen>

<Plaats>

<AankomstDatum>

<Land>

<VertrekDatum>

<Email>

<Totaalbedrag> 

<Telefoon>


<Mobiel>





Je kunt verschillende links op verschillende manieren toevoegen in brieven. Zo kun je linken naar je website, maar ook een link naar de Mijn omgeving of een betaallink toevoegen. 


Bij alle links geldt dat je Bookzo eerst duidelijk moet maken dat je een hyperlink wilt toevoegen aan de brief. Dit doe je door in de uitgebreide editor op het tabblad Invoegen te drukken en dan te kiezen voor Koppeling.



Er opent een venster waarmee je de koppeling gaat maken. Bij Omschrijving typ je in welke tekst er in je brief komt te staan. 

Bij adres kun je de link naar de website invullen waar je naartoe wilt linken. Voor een directe link is dit voldoende. 



Wil je echter linken naar de klantportaalUrl of een betaalUrl lees dan nog even verder.


KlantportaalURL of BetaalURL toevoegen


Om gebruik te maken van de klantportaalURL of de betaalURL moeten deze wel ingesteld staan bij je Account naam bij Online instellingen. 



Je doorloopt dezelfde stappen als bij de Hyperlink toevoegen, echter hoef je hier in het venster geen adres in te voeren maar druk je op OK. Vervolgens druk je op Toon alle veldcodes, dit ziet er nu zo uit;


Selecteer de http:// en druk op Voeg samengevoegd veld toe. 

Je ziet in de lijst meerdere betaalURL's, maar ook bijvoorbeeld de KlantportaalURL, deze gaan we nu toevoegen.



In eerste instantie zie je dit; 


Druk je nogmaals op Toon alle veld codes dan zie je nu het mergefield in de Hyperlink staan. 


Druk je op Toon alle veldresultaten dan ziet het er zo uit; 



Het is ook mogelijk om een afbeelding of Login-button te linken naar bijvoorbeeld de Mijn-omgeving. Voer hiervoor onderstaande stappen uit:

Ga naar Invoegen - Afbeelding invoegen uit bestand en kies de afbeelding die je wilt linken, bijvoorbeeld:
Afbeeldingsresultaat voor login


Selecteer de afbeelding, klik met de rechtermuisknop en kies voor Koppeling. Vervolgens volg je dezelfde stappen als hierboven. Klik op Toon alle veld resultaten dan wordt de gelinkte afbeelding weergegeven.