Wat is een Vrijblijvende optie
Een Vrijblijvende optie geeft de gast de mogelijkheid om een reservering te maken zonder direct iets te hoeven betalen, mits de aankomstdatum meer dan 6 weken in de toekomst ligt.
Bij Instellingen - Instellingen kun je aangeven wanneer je wilt dat de optie vervalt.
De optie vervalt in dit geval 14 dagen Na Reserveerdatum, maar je kunt hier ook kiezen voor Aankomst-, Vertrek- of Bevestigingsdatum.
Wanneer de gast de Vrijblijvende optie graag wil bevestigen, kan dit gedaan worden in de Gastomgeving.
Wat heb je nodig om de Vrijblijvende optie te gebruiken
Bij Instellingen - Online instellingen vind je onder het Tabblad Mijn omgeving het kopje Gasten. Hier kun je aangeven wat je wilt dat de gast zelf kan aanpassen in de Mijn omgeving.
Om een Vrijblijvende optie te kunnen gebruiken dien je gebruik te maken van de Mijn omgeving en zet je het vinkje Betalingen accepteren via klantenportaal aan.
Ook dien je gebruik te maken van een koppeling met een online betaalproduct zoals bijvoorbeeld Mollie of Buckaroo en het gebruik van Elements voor je website.
Om de Vrijblijvende optie te activeren, dien je alleen nog in Desktop bij Instellingen - Online instellingen het vinkje aan te zetten bij Gasten mogen vrijblijvende optie maken.
Nu alles staat ingesteld en de Vrijblijvende optie is geactiveerd, wordt er op de website een extra knop getoond. Deze knop verschijnt onder de knop Boeken en kan gestyled worden door de webbouwer.
Wanneer de gast er voor kiest om een Vrijblijvende optie te nemen en op deze knop drukt, komt er een melding naar voren. Deze melding geeft, naar aanleiding van wat je hebt aangegeven bij Vervaldatum optie, meer informatie.
De Vrijblijvende optie kan worden gebruikt met en zonder de instelling Eigenaren mogen opties accepteren of afwijzen.
Hoe werkt de Vrijblijvende optie zonder de Mijn omgeving Eigenaren
Wanneer de gast gebruik maakt van de knop Vrijblijvende optie nemen, komt de reservering als Download binnen in het planbord. In Bookzo Web komt de reservering nu nog niet onder To-do te staan.
De Download kun je in Bookzo Web terugvinden onder het Tabblad Reserveringen. Je krijgt dan alle reserveringen naar voren, klik je bovenaan op Te accepteren door gast dan komt alleen de Vrijblijvende optie naar voren. In Bookzo Desktop vind je de Download terug aan de rechterkant van het scherm.
Zodra de gast de Vrijblijvende optie accepteert via de Mijn omgeving komt de reservering in To-Do naar voren.
Hoe werkt de Vrijblijvende optie met de Mijn omgeving Eigenaren
Ook nu komt de reservering als Download binnen in het planbord. De reservering wordt nog niet in To-do gezet, omdat de eigenaar eerst de Vrijblijvende optie moet goedkeuren.
Onder het Tabblad Reserveringen kun je deze Downloads weer terugvinden en zie je nu bovenaan ook Te accepteren door eigenaar naar voren komen.
In de reservering zelf wordt bovenaan de pagina ook nog aangegeven wanneer de optie nog geaccepteerd moet worden door de eigenaar. Hier kun je vervolgens op klikken om bij de desbetreffende eigenaar te komen.
Het goedkeuren van de Vrijblijvende optie doet de eigenaar in de Mijn omgeving Eigenaren.
Wanneer de eigenaar en de gast de reservering hebben goedgekeurd, komt de reservering in To-do naar voren en kan deze verwerkt worden.
Het afkeuren van een Vrijblijvende optie doet de eigenaar ook in de Mijn omgeving Eigenaren. Bij het afkeuren van een optie dient de eigenaar een reden in te vullen. Deze reden kun je terugvinden in het Reserveringsoverzicht, ook komt dit bovenaan de reservering naar voren wanneer je over het i-tje hoovert.
De Vrijblijvende optie komt nu in To-do zodat de verhuurder een alternatief voor de gast kan gaan zoeken.
Optioneel: Het is mogelijk om via een Taak een automatische mail te sturen naar de eigenaar om te laten weten dat er een Vrijblijvende optie is en deze goedgekeurd of afgewezen kan worden, naar de gast wanneer de eigenaar de reservering heeft goedgekeurd of afgewezen of een mail op het moment dat de optie wordt gefactureerd om aan de eigenaar en de gast te laten weten dat de reservering bevestigd is.
Hoe werkt het als de eigenaar goedkeurt maar de gast afwijst
De reservering komt wederom binnen met de status Download en wordt niet meteen in To-do gezet.
Wanneer de eigenaar de Vrijblijvende optie heeft goedgekeurd, kan de gast de optie nu alsnog annuleren. Hierbij hoeft geen reden opgegeven te worden, mocht de gast dit wel invullen, is deze terug te vinden in de reservering bij Memo.
Nu de gast de optie geannuleerd heeft, wordt de Vrijblijvende optie een Geweigerde optie, verdwijnt deze uit het planbord en komt ook niet naar voren in To-do. De optie is wel terug te vinden onder het Tabblad Reserveringen, maar heeft verder geen invloed op de beschikbaarheid.
Hoe werkt het als de Vrijblijvende optie verloopt
Wanneer de gast een Vrijblijvende optie maakt en de eigenaar deze accepteert, maar de gast vervolgens niks met deze optie doet dan verloopt de optie na het aantal dagen die je bij Vervaldatum optie hebt aangegeven.
In Bookzo kan er een Taak aangemaakt worden om er voor te zorgen dat de optie automatisch wordt verwijderd wanneer deze is verlopen. Als deze taak is uitgevoerd, krijgt de Vrijblijvende optie wederom de status Geweigerde optie, verdwijnt deze uit het planbord en komt niet naar voren in To-do. De reservering is nog terug te vinden onder het Tabblad Reserveringen en heeft geen invloed op de beschikbaarheid.
Optioneel: Het is mogelijk om een Taak aan te maken die er voor zorgt dat er een automatische mail naar de gast wordt gestuurd om de reservering te bevestigen of te annuleren of om bijvoorbeeld een herinnering hierover naar de gast te sturen.