Wanneer je een accommodaties verhuurd wil je kunnen communiceren naar de gast, behalve mailings kun je in Bookzo ook documenten opmaken en naar de gasten sturen.
Standaard documenten
Bookzo wordt geleverd met een standaard set documenten in het Nederlands, Engels en Duits.
- Optie
- Bevestiging
- Factuur
- Verzamelfactuur (combineert meerdere reserveringen op één factuur)
- Annulering
- Eindafrekening
- Extra factuur
- Extra order
De bedrijfsgegevens en het logo worden hier standaard op afgedrukt wanneer deze zijn ingevuld bij Instellingen - Instellingen - Afdrukken.
Naast deze standaard documenten kun je ook zelf documenten aanmaken. Hoe je dit doet, of documenten aanpast lees je in dit artikel.
Aanpassingen in bestaande documenten
Ga in Bookzo Desktop naar Stamgegevens - Documenten en dubbel klik op het betreffende document om te openen
Boven aan zie je de knop lay-out aanpassen, hier druk je op om het document te wijzigen. Wil je de begeleidende mail wijzigen dan lees je hier hoe je dat doet.
Verschijnt er een melding: The Report contains bindings. Do you want to convert them to expressions? Klik dan op Ja om door te gaan. Het document wordt geopend in de Rapport ontwerper.
Hier kun je aanpassingen doen in het document. Bijvoorbeeld het aanpassen van teksten of het plaatsen van velden uit de Veldenlijst. De mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. De meest voorkomende wijzigingen en handelingen zullen we hier doornemen.
Meerdere document lay-outs gebruiken
Het is mogelijk om bijvoorbeeld meerdere factuur lay-outs te gebruiken binnen een database. Bijvoorbeeld met een andere afzender/logo of andere betalingscondities.
Open het gewenste document welke je wilt aanpassen als tweede versie. Klik op de knop Kopiëren. Er wordt een kopie van het document gemaakt incl. de begeleidende e-mail.
Geef het gekopieerde document een naam en klik op Opslaan. Open de kopie in de Rapport ontwerper en pas daar de gewenste gegevens aan. Sla deze vervolgens op de juiste manier op.
De extra lay-out komt beschikbaar in de reservering bij bijvoorbeeld Definitief (voor het maken van de factuur)
Een andere afbeelding of logo plaatsen
Kies bij Gereedschap voor Afbeelding:
Trek hier een kader mee waar je de afbeelding wilt plaatsen. Selecteer het kader en klik op het driehoekje rechtsboven enk lik op de drie puntjes ... bij Afbeelding.
Selecteer nu het logo of afbeeldingsbestand wat je wilt weergeven
Zet Grootte wijzigen op Knijpen (het logo wordt in verhouding aangepast aan het kader)
Zet eventueel de Image alignment naar links, midden of rechts
Het is mogelijk (vanaf 5.0.22) om bij een rapport meerdere talen op te slaan, hierdoor kan de indeling, formule's en scripts e.d. hergebruikt worden.
Zie voor het aanpassen van layo-out's ook: Lay-out van de documenten aanpassen : Support (bookzo.nl)
Betaallink toevoegen
Voeg in de lay-out bewerken een 'label' in door de grote blauwe A te slepen naar de plek waar de betaallink moet komen.
Selecteer het label en ga daarna naar het 'Eigenschappen' venster.
Verander hier (Naam) van label2 in bijvoorbeeld 'Betaallink'.
Klik daarna op het kleine vierkantje achter 'Navigatie doel' en kies voor 'Navigation URL Expression'.
Zoek daarna het veld op en dubbelklik er op om deze toe te voegen in de expressie-editor, klik op [Ok] om het venster weer te sluiten.
De betaallink is gemaakt, maar ziet er alleen nog niet uit als link.
De opmaak hiervan is aan te passen naar bijvoorbeeld blauw met een underline, zodat het voor de gast duidelijk wordt dat hij hier op kan klikken.
Vertalingen invoeren
Klik met de rechtermuisknop op het grijze gedeelte van de rapportontwerper en kies voor 'Edit Localization'.
Klik vervolgens op het plusje om een nieuwe taal aan het bestand toe te voegen.
Klik op de taal die je wilt vertalen, en voer aan de rechterkant de vertaling in van de betreffende tekst:
Dit bestand kun je opslaan bij elke taal van de layout, afhankelijk van de taal van de gast zal het programma de vertalingen pakken binnen het bestand.
Let op! De vertaling zie je niet in het voorbeeld terug maar wordt meegenomen wanneer het document wordt verstuurd.
Document niet als bijlage meesturen
Het is mogelijk om een document zoals bevestigingen en facturen direct in de e-mail te plaatsen. Deze worden dan niet meer als bijlage aan de e-mail toegevoegd. Het is handig het document eerst als kopie op te slaan. Bijvoorbeeld 'Factuur zonder bijlage'. Zet het vinkje aan bij 'Niet als bijlage meesturen'.
Klik daarna op het tabblad 'E-mail' en ga naar de [Uitgebreide editor]. Plaats de cursor op de plaats waar het document getoond moet worden en klik op [ctrl]+[F9]. Hierdoor worden er 2 brackets geplaatst { }.
Type hiertussen DOCVARIABLE "ReportHTML", dit ziet er uiteindelijk dus zo uit: { DOCVARIABLE "ReportHTML" }
Het is belangrijk om het op exact deze wijze te doen en niet d.m.v. het kopiëren van bovenstaande uit het kennisbankartikel.
Sluit daarna het venster en klik op Opslaan en sluiten.
Ga naar het planbord en open of maak een reservering, kies voor Definitief → Factuur zonder bijlage → Opslaan en e-mailen. Het document van de factuur wordt dan tussen de e-mail tekst geplaatst;.
Accommodatie op aanvullende factuur
In veel gevallen wil je de accommodatie naam afdrukken op orders/facturen die via de accommodatie naar de eigenaar wordt verzonden. Facturen uit Bookzo kijken naar de accommodatie regel voor de gegevens die op de factuur komen te staan. Een aanvullende factuur heeft doorgaans geen accommodatie regel. Om deze toch op de factuur te krijgen kun je onderstaand veld gebruiken in de lay-out.
[Reservering].[BronAccommodatie].[Omschrijving]
Aanpassingen opslaan
Klik op Opslaan en sla het document op bij voorkeur in de map /(Mijn)Documenten/Bookzo. Klik rechtsboven op het kruisje om de Rapport ontwerper te sluiten. Er verschijnt een melding: Wilt u de opgegeven lay-out instellen? Klik dan op Ja en vervolgens op Opslaan en sluiten om het document definitief op te slaan.
